Mivel a drótpostán száguldozó üzenetek is beletartoznak a dokumentum fogalomkörébe, továbbá hozzájárulnak a dolgozók hatékonyságának növeléséhez, jogos a kérdés, mi lesz e kommunikációs forma jövője. Mert bizony, ez az email már nem az az email. Szakértők úgy vélik, hogy az email alapú kommunikáció lassan beleolvad az (it- és demográfiai értelemben is) új generációs, közösségi kollaborációs platformokba, amelyek még jobban felpörgetik mind az egyéni, mind a csapatokon belüli hatékonyságot.

 

 

 

Már a cégek sem

Lassan a vállalati kommunikációból is kikopik az email. A munkavállalók új generációja ugyanis nehézkesnek tartja az elektronikus levelezést, és már az informatikai óriáscégek között is akad olyan, amely teljesen kiiktatná belső működéséből a drótpostát. Bizony, bizony, az X generációnak az Y és későbbiek kedvéért át kell értékelniük a kommunikációs csatornákat, hiszen rövidesen ők alkotják majd a „dolgozó tömegek” gerincét. Ezeknek a generációknak a tagjai már a magánéletben is szívesebben érintkeznek egymással a közösségi hálózatokon vagy az azonnali üzenetküldő alkalmazásokon keresztül, mint a hagyományos elektronikus levelezés útján, miért ne vihetnék be ezt a szokást céges környezetbe is? Különösen kerülik a webmailt, mivel most a mobil levelezés a menő.

Egy-két cég már felismerte a trendet, s elhatározta, hogy megszünteti a hagyományos email használatát a belső levelezésben, s ehelyett új kollaborációs és közösségi hálózati megoldásokat vezetnek be. Ez pedig növeli a hatékonyságot, mivel a felmérések szerint például egy-egy vezető heti 5-20 órát tölt a levelek olvasásával és írásával. S akkor még nem beszéltünk a körülbelül 20 százaléknyi kéretlen levélről.

 

Régin az új

Segítheti az átállást, hogy a már meglévő email-platformokat felhasználhatjuk az új generációs technológiák elfogadtatásában. Az email-platformokkal integrált közösségi kollaborációs megoldások lehetővé teszik a munkatársak számára, hogy a nekik legmegfelelőbb eszközt használják. Előfordulhat például, hogy a vállalatoknál olyan emberek dolgoznak, akik még mindig az emailt részesítik előnyben. Ha azonban az email-kliens megfelelően integrálható az új generációs közösségi megoldásokkal, amelyek azonnal továbbítják az üzeneteket, akkor nem lényeges, melyiket használják a munkatársak.

A termelékenységnövelő technológiáknak a munkavégzési szokások megváltozását is követniük kell. Napjainkban ugyanis gyakran előfordul, hogy az irodában ülő munkatársak egy otthonról vagy útközben tevékenykedő kollégával közösen dolgoznak egy projekten. Ilyenkor is képesnek kell lenniük valós időben, minden különösebb erőfeszítés és nehézség nélkül kommunikálniuk. Emellett az emberek nagy része hozzászokott a közösségi oldalak használatához a magánéletben, így szívesen használnak hasonló eszközöket a munkahelyükön is a produktivitás növeléséhez.

Az egyének a közösségi kollaborációs eszközök segítségével könnyebben átlátják a fölöttük zajló folyamatokat, így gyorsabban és eredményesebben tudnak dolgozni. Ezek az eszközök azonnali visszajelzést tesznek lehetővé, az emailnél jóval hatékonyabb csatornát biztosítva a kommunikációra, ami főként az időérzékeny projektek esetében fontos. Mivel ezek az eszközök a magánéletben már megszokott megoldásokból merítenek, könnyen érthetők és kezelhetők.

 

Kellene a mobilnyomtatás…

Előrejelzések szerint a nyomtatást is magába foglaló, teljes dokumentumkezelési világpiac forgalma 2013-ban már 5,5 milliárd dollár – s ebben az összegben jelentős hányaddal vesznek majd részt a mobileszközök. Az okostelefon- és tabletpiac robbanásszerű növekedésének következtében a következő öt évben ezzel arányosan megnő az új nyomtatási megoldások iránti igény. Ez teljesen érthető is, a Gartner felmérése szerint az okostelefonok piaca 2015-re világszinten meghaladja az 1,1 milliárd eladott darabot, az értékesített táblagépek száma pedig a 326 milliót, ami több mint ötszörös növekedés 2011-hez képest. A fejlődést mutatja az is, hogy a vállalatok szerint alkalmazottaik 98 százaléka használja az okostelefonját, 44 százalékuk pedig táblagépét munkavégzéskor.

Ugyanakkor a szintén amerikai piackutató, az IDC felmérése szerint az okostelefon-használók 52 százaléka még nem tud mobileszközéről nyomtatni, pedig nagy szüksége lenne rá. Ezért a vállalatok számára a közeljövőben elengedhetetlen lesz mobilnyomtatási technológiák integrálása a dokumentumkezelési rendszerekbe.

 

…a távnyomtatásról nem beszélve

Nyomtatni nemcsak mobilról, hanem a felhőből is lehet, például elektronikus számlát – ha a számlázószoftver fel van erre készítve. Ha igen, akkor a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) sem emel kifogást a távnyomtatási eljárás ellen. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a számlát nem annak kiállítója nyomtatja ki a szoftverből, hanem elküldi egy felhőben elhelyezett tárhelyre. Innen az ügyfél, akit a számla illet, egyszerűen le tudja hívni és ki tudja nyomtatni saját printerén első, eredeti példányban – miután megkapta a számla létrejöttéről szóló értesítést.

A távnyomtatás azért előnyös és költséghatékony, mert az ügyfél egyből megkapja számláját, s nem kell postaköltséget sem fizetni. Mindezt ugyan már az e-számlázás is tudta, viszont az e-számla esetében szerződést kellett kötni egy hitelesítő céggel, amely elvégezte az időbélyegzést és a hitelesítést. Ez elég macerás folyamat, ráadásul számlánként 50 forintos költséggel is jár, s a könyvelők sem igen örültek neki. Távnyomtatással mindez megszűnik.

Hasonló eljárásnak fogható fel a MÁV-START Zrt. két hónapja bevezetett kényelmi szolgáltatása, a vasúti jegyek távnyomtatása. Ennek segítségével bárhol, akár otthon is ki lehet nyomtatni az interneten megvásárolt belföldi menetjegyeket, illetve a pót-, hely- és kerékpárjegyeket.

 

Az ötödik hadtest

A fentebb emlegetett felhő sokak szerint az informatika – nyomtatáson messze túlmutató – ötödik közművévé válhat, amelyben az új it-szolgáltatási modellek lehetővé teszik az informatika valós idejű és költséghatékony alkalmazását. E koncepció szerint az új számítási felhő támaszkodik a korábbi it-szolgáltatási modellekre, többek között az outsourcingra vagy a software as a service-re (saas-ra).

A felhőben alkalmazott dokumentumkezelés főként a költségek csökkentését és a szervezeti folyamatok hatékonyabbá tételének tudományát jelenti. Ezek a képességek jól jöhetnek a magyar vállalkozásoknak, miután a megváltozott gazdasági környezetben két kategóriába sorolhatók a vállalkozások. Amelyek megőrizték piaci pozíciójukat, a dokumentumkezelés eszközeit a versenyképesség fokozására használhatják. Amelyek pedig nem, egyfajta válságkezelési eszközként dobhatják be a felhő alapú dokumentummenedzsmentet, amitől a költségek lefaragását remélhetik.

A most még ritka, de gyorsan terjedő felhő alapú megoldások és az outsourcing esetében a nagyvállalatok és a bankok leginkább az ügyfélkezelési folyamataik miatt aggódnak. A kis- és közepes vállalkozások jellemzően a biztonság felől aggódnak. Annak ellenére jelentős még a bizalmatlanság, hogy a felhőszolgáltatások alkalmazása az ict-költségek lényeges megtakarítását eredményezheti. További probléma még az alkalmazások migrációja és a felhőbe kiszervezett, tehát az alkalmazónál megszűnő it-felügyelet végfelhasználó szintűre való egyszerűsítése.

A vállalati felhő bevezetésének célpontja főleg a hr, a jogi és a pénzügyi-ügyviteli alkalmazások, a nyilvános felhőben helyet kap a kereskedelmi és marketingeszközök implementációja is.

 

 

 

Digitalizált dokumentumok

Nemzetközi kutatásokból kiderül az is, hogy a kis- és közepes vállalatok, habár kézenfekvő megoldás lenne számukra a költségek lefaragására, nem használják ki a digitális világ előnyeit. Mint például az iratkezelési folyamatok (iktatás, pénzügyi munkafolyamatok, számlázás, szerződések és egyéb fontos dokumentumok) digitalizálását és archiválását. Az iratkezelést nemcsak a felhőbe könnyebb „kiküldeni”, hanem egyszerűbb kiszervezni is.

Ami egyebek mellett azt is lehetővé teszi, hogy a magas szintű szakértelmet igénylő, speciális feladatokat – költségkímélés címén – professzionális szolgáltató végezze el. Ebben az esetben nem kell újabb erőforrásokat bevonni, folyamatokat fenntartani és működtetni. A felhőből igénybe vett saas elvileg megkönnyíti egy nagyobb vállalat információkezelését is.

Valójában kinek éri meg, hogy dokumentumkezelési folyamatait automatizálttá tegye vagy kihelyezze? Bizonyos tevékenységi körökben, vállalati méretek esetén, több telephellyel rendelkező cégeknek jól jöhet, illetve a speciális irat- és dokumentumkezelési munkafolyamatok kiváltódhatnak. Átfogó számításokat kell végezni, hogy a kihelyezés valóban olcsóbb-e, mint a saját üzemeltetés.

 

Házon belül, gondosan

Akadnak azért cégek szép számmal, amelyek különféle okokból nem bízzák másra dokumentumaik kezelését. Viszont, ha a hagyományos, papír alapú dokumentumkezelést szoftveres megoldással váltjuk fel, fontos, hogy számos szempontot végiggondoljunk a dokumentumkezelő rendszer (dms) kiválasztásakor, hiszen e változtatás a cég egészének életére, a teljes szervezeti kultúrára és minden munkafolyamatra kihat. Több nemzetközi kutatás is felhívja a figyelmet arra, hogy ha egy tapasztalt szállító termékét választjuk, és azt megfelelően vezetik be, akkor az iratkezeléssel töltött idő legalább 30 százalékkal csökken, továbbá az ügymenet és egyéb folyamatok hatékonysága kimutathatóan javul.

Szakértők szerint a következő öt szemponton kell leginkább elgondolkodni.

Funkcionalitás Az egyik első, ha nem a legfontosabb szempont, hogy a dms széles körű, működési szektortól és iparágtól független funkcionalitással rendelkezzen, hatékonyan támogassa a teljes munkamenetet, a mindennapi adminisztratív munkát a lehető legjobban racionalizálja. Ha ez nem teljesül, akkor választott rendszer ebben az esetben csak tovább bonyolítja az ügymenetet és éppen ellenkező hatást érünk el vele, mint amit szerettünk volna: csak többletmunkát és bosszúságot okoz.

Áttekinthető felület Olyan alkalmazást válasszunk, amely nemcsak funkcionálisan, hanem dizájnforma és ergonómia tekintetében is felhasználóbarát. A formatervezésnek nemcsak a felhasználó szemének szimpátiáját kell elérnie, hanem a funkcionalitást is támogatnia kell. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen különüljenek el a leggyakrabban használt gombok és a kevésbé, ritkán használt elemek a mindennapi munka során használt többi elemtől.

Ár Mindenki olcsóságra törekszik, ám nem elég csak azt nézni, mennyibe kerül a kiválasztott megoldás, fontos, hogy azzal is tisztában legyünk, mit kapunk a pénzünkért. Ne elégedjünk meg a piacon jelenlévő legalacsonyabb árral, hanem nézzünk utána, hogy a választott szoftver bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk, intézményünk fejlődéséhez, növekedéséhez. Érdemes tehát olyan gyártót választani, melynek több terméke van, mert az egymásra épülő termékeknél egy esetleges frissítés megvásárlásával sokkal olcsóbban jövünk ki, mintha újraépítenénk a rendszerünket az alapoktól.

Bevezetési tapasztalat Egy iratkezelő rendszer semmit sem ér, ha az nincs megfelelően a céghez igazítva, testre szabva. Ezért nagyon fontos szempont, hogy olyan szállítót válasszunk, amely nemcsak a telepítést tudja megfelelően elvégezni, hanem az alkalmazást a felhasználó cég folyamataira szabja, illetve adott esetben segít a folyamatok optimalizálásában javaslatokkal, módszertan átadásával.

Támogatás, ügyfélszolgálat Nemcsak az a fontos, hogy az ügyfélszolgálat folyamatosan rendelkezésünkre álljon, hanem az is, hogy azt könnyen elérjük. A legjobb, ha erre különböző módon nyílik lehetőségünk: mind telefonon, mind weboldalon és emailen keresztül is. S bár minden cég azt mondja, számára első az ügyfél, jó, ha ennek tanúbizonyságát is vesszük.