Ma már nem pusztán a túl sok információ problémájával kell megküzdenünk, hanem azzal is, hogy a több helyre szétszórt adatmorzsákat gyorsan megtaláljuk, logikailag összekapcsoljuk és értelmezzük is, hogy hatékonyan végezzük el a feladatainkat.

Napjainkban azonban a munkavállalók munkaidejüknek még mindig harmadát fordítják információk keresésére, és ennek eredményessége nem feltétlenül garantálja sem a találatok pontosságát, sem a források kihasználtságát. A magasabb beosztású irodai dolgozók még optimista becslések szerint is heti hat órát töltenek információk után kutatva, viszont a keresések fele nem hozza meg a kívánt eredményt.

Király?

Az adatkeresés a legtöbb helyen jelenleg nem kielégítő, mert az információs portálok szokásos keresői nem biztosítják a teljes információs vagyon kereshetőségét (például adattárházakban, e-mailekben, fájlszervereken stb.), és az adatkereső munkatársaknak sincs megfelelő tapasztalatuk, keresési stratégiájuk a teljes információs vagyon feltérképezésére.

Még a keresők királyaként emlegetett Google sem az igazi, mert csak az interneten közzétett információk között keres, s nem találja meg azokat a dolgokat, amelyek lokális hálózatunkon, saját számítógépünkön találhatóak. Nem találja meg azt sem, amit cégek hoztak létre üzleti vagy kevésbé üzleti információként, és a vállalati tűzfal mögé tették. Probléma az is, hogy a találati lista első oldalán nem annyira a releváns, hanem a relevánsnak mutatkozó cégek jelennek meg. Az eredményeket az torzítja, hogy aki nagy látogatottságot akar elérni, a saját weboldalát a keresőre optimalizálja, azaz keresett kulcsszavakat tesz weboldalának címébe, valamint legfontosabb metaadatai közé, amelyeket a Google általában előrehoz.

Néhány ezrelék

Ugyanakkor tévedés azt hinni az internetről, hogy a rajta található tengernyi adatból megfelelő választ lehet összeállítani a bennünket érdeklő kérdésekre. Annál kevésbé, mivel a három legnagyobb keresőrendszer – a Google, a Yahoo és a Bing – együttesen is csak néhány ezrelékét látja az internetes tartalmaknak. Az igazán értékes információk keresése olyan tartalmakban megy végbe, amelyek adatbázisokban és lekérdezőfelületeken online keresőszóra adott válaszokban található meg.

Az internetnek az említett keresők látókörén kívül eső adathalmazát más keresőmegoldásokkal lehet elérni, mégpedig a különböző webhelyeken található, bizonyos mélységig paraméterezhető keresési űrlapokkal. Ezekkel a szűrési módszerekkel azonban az a gond, hogy nem intelligensek; csupán keresnek, mégpedig betűegyezés alapján, a megtalálást pedig ráhagyják a keresést indító személyre. Így nem csoda, hogy – egy felmérés szerint – a keresést végző vállalati dolgozók 70 százaléka kétórai kutatás után sem találta meg, amit akart.

Csak intelligensen!

Ha viszont azt akarjuk, hogy a saját gépünkön lévő és a vállalati tűzfal mögötti adatokat is megtaláljuk, egyértelműen vállalati keresőre van szükségünk. Ezekkel a keresőkkel szemben támasztott egyik legfontosabb követelmény az, hogy legyenek intelligensek.

Egy szemantikai alapú, azaz a jelentés és a szövegkörnyezet figyelembevételével működő intelligens keresőszoftver túllép a kulcsszavak és metaadatok tengerén, s képes arra, hogy az e-mail-üzenetekben, az rss-hírfolyamokban és az e-mailekhez kapcsolódó közösségi hálózatokon is kutasson az információk után. Ennek köszönhetően például egy vezetőnek lehetősége nyílik arra, hogy ügyféltalálkozója előtt gyorsan összeszedje az üzletfelével kapcsolatos legfrissebb e-maileket, dokumentumokat, illetve a hozzájuk kapcsolódó Twitter-üzeneteket és blogbejegyzéseket.

Egy ilyen alkalmazás sokkal inkább emlékeztet személyi asszisztensre, semmint programmodulra, ugyanis igyekszik követni az emberek gondolkodását, munkáját és másokhoz való viszonyát.

Szerepkör alapon

A felhasználói szokásokhoz alkalmazkodni képes, integrált keresőalkalmazással számos olyan információkeresési folyamat válhat automatizálttá, amely eddig jelentős humánerőforrás-költségeket emésztett fel mind a vállalati, mind pedig a közszférában.

Úgy könnyíthető meg a kutatás a nagy adatbázisokban, hogy a rendszer a keresés elindításával megjegyzi a kereső személy keresési útvonalát, és a következő, azonos csoportbeli felhasználónak azonos adat keresésénél felkínálja a már egyszer végigjárt útvonal elemeit is.

Egy, a teljes szervezeti adatvagyon feltérképezésére képes keresőnek számos más előnye is lehet. Rendelkezhet szerepkörvezérelt tanulási algoritmussal, így képessé válhat a szervezeten belüli jogosultságkezelésre; minden felhasználó csak az általa hozzáférhető találatokat látja. Karbantarthatja és folyamatosan építheti a fogalmak közötti asszociációkat. Az automatizálható jelentéskészítés segíti a változások követését, ami a folyamatosan változó gazdasági és jogi környezetben elengedhetetlen a szervezetek versenyképes és hatékony működéséhez.