A távmunka valamikor csak a nagyobb vállalatok dolgozóira volt jellemző, mert azok tudták biztosítani a megfelelő infrastruktúrát. A hordozható számítógépek, az okostelefonok, a mind több helyen elérhető vezeték nélküli hálózat, és a szélessávú mobilinternet elterjedésével azonban már nincs akadálya annak, hogy sokkal kisebb cégek is mobilizálják a munkaerőt.

Ma már egyáltalán nem ritka, hogy néhány fős cégek is amolyan virtuális irodákban dolgozzanak: noha többnyire még van valahol iroda a maga fizikai valójában, igazából azonban ritkán van arra szükség, hogy a munkatársak bejárjanak oda. Az iroda ott van, ahol a dolgozó éppen tartózkodik: lehet ez az otthona, lehet egy konferenciaterem vagy hotelszoba, esetleg valamely ügyfél telephelye, de ha van megfelelő mobilos lefedettség, még a mezőn is megteremthetők a munkakörülmények.

Egy virtuális irodában dolgozó távmunkás azonban csak akkor lehet hatékony, ha ugyanúgy megkapja az információkat, mintha egy légtérben ülne a kollégáival, és csak néhány fal választaná el a szerverektől, illetve ha bármikor ugyanolyan könnyen kapcsolatba tud lépni a kollégákkal, mintha csak a szomszédos íróasztalhoz kellene átszólnia.

Ki van jelen?

Az információáramlás és a hatékony kommunikáció egyik elterjedt módja az egységes kommunikáció (unified communications, uc), ami számos technológiát tartalmaz, az egységes üzenetkezeléstől kezdve az azonnali üzenetküldésen át a hang- és videokonferenciák lebonyolításáig.

Ide tartozik, de még kevésbé elterjedt a jelenlétérzékelés (presence) is. A jelenlét legegyszerűbb formáit alighanem mindenki ismeri, ha máshonnan nem, hát a Skype-ról vagy az azonnali üzenetküldő alkalmazásokból: a felhasználó beállíthatja, hogy elérhető, nem elérhető, ott van, de ne zavarják, és így tovább, és ezt az információt a vele kapcsolatban állók mindig látják.

Egységes kommunikációs környezetben ennél természetesen jóval többről van szó. Amikor a különféle kapcsolattartási csatornákat – elektronikus levelezés, azonnali üzenetküldés, vezetékes és mobiltelefon – egységesen kezeljük (márpedig az egységes kommunikáció éppen erről szól), akkor nem csak az elfoglaltsági státuszt lehet beállítani, hanem az adott időpillanatban preferált csatornát is. Amennyiben a kolléga az irodában ülve a napi rutinmunkáját végzi, nyugodtan rá lehet csörögni a vezetékes telefonon; hosszadalmas konferenciabeszélgetést a chatprogramon keresztül lehet vele a leggyorsabban lebonyolítani; este hat után inkább már csak a mobilját hívják; este kilenc után pedig csak egy szűk kör számára elérhető, de nekik is csak sms-ben.

Mobilon nehezebb

Ha az egységes kommunikációs infrastruktúrába beépítik a jelenlét érzékelését, a dolgozók sok frusztrációtól kímélhetik meg magukat. Nem kell a vezetékes telefonon üldözni a kollégát; nincsenek rossz időben befutó mobilhívások, csak egy nap múlva megválaszolt elektronikus levelek: az információáramlás felgyorsul, a feltett kérdésekre gyorsabban megszületnek a válaszok.

A jelenlétérzékelési megoldások arra épültek, hogy a dolgozó az íróasztala mellett ül. A mobil munkaerő esetén már korántsem olyan egyértelmű a jelenlétérzékelés biztosítása és a mobileszközök integrálása az architektúrába. További nehézséget jelent, hogy egyre nehezebb határvonalat húzni az egyes mobileszközök között: a mobilnetre csatlakozni képes netbook és egy alkalmazásokat is futtatni képes okostelefon között inkább csak a fizikai megjelenésben van különbség, nem annyira a képességekben – hogy a kettő közötti átmenetet képező táblagépekről ne is beszéljünk.

De nem csak a kommunikációs szoftvereket gyártó cégeket lehet hibáztatni azért, hogy a mobil még kevésbé épült be a jelenlétérzékelő alkalmazásokba: nem sokat tesznek az ügy érdekében a távközlési szolgáltatók és rendszergyártók sem.

A számítógépes azonnali üzenetküldés (chat) mobiltelefonos megfelelője az sms lenne – a technológia már a gsm-rendszer hajnala, vagyis közel húsz év óta megvan, de még mindig nem egészült ki jelenlétképességekkel, vagyis az sms küldőjének fogalma sincs arról, hogy a címzett megkapta-e az üzenetet, olvasta-e azt, egyáltalán, be van-e kapcsolva a telefonja.

Integrálva

Mit tehet az a cégvezető, aki mobileszközökre is ki akarja terjeszteni a jelenlétérzékelést? Néhány lépés segíthet abban, hogy felkészüljünk azokra az időkre, amikor a mobiltelefon ugyanolyan integráns része lesz a vállalati kommunikációs infrastruktúrának, mint most a levelezőszoftver.

Az egyik legfontosabb annak felismerése, hogy a mobilokra kiterjesztett jelenlétérzékelés már nem is annyira a távoli jövő zenéje, még ha ez a gyártók kínálatában nem is mindig látszik. Válasszunk ki egy azonnali üzenetküldő klienst minden mobileszközre (beleértve az okostelefonokat is), tegyük azt a szabványos konfiguráció részévé, és bátorítsuk a dolgozókat, hogy inkább azt használják sms-küldés helyett. (S így még a költségeken is spórolunk.)

Nem árt alaposan körülnézni a piacon. Könnyű a felhasználói szoftver felől megközelíteni az egységes kommunikáció kérdését, de nem szabad szem elől téveszteni, hogy végső soron különféle távközlési és informatikai rendszereket (voip-ot, elektronikus levelezést, mobiltelefóniát) kell egyetlen, zökkenőmentesen működő rendszerbe integrálni. Ha pedig választásra kerül a sor, a mobilitás az egységes kommunikáció minden elemében legyen hangsúlyos: olyan technológia mellett döntsünk, ami könnyedén kiterjeszthető a mobileszközökre.

Ami pedig a jelenléttechnológiákat illeti, figyeljünk arra, hogy ne csak a közvetlen kommunikációs megoldások legyenek felvértezve a jelenlét érzékelésével, hanem az lehetőleg épüljön be a munkafolyamatokat és a csoportmunkát támogató szoftverekbe is, hogy a dolgozók az együttműködés minden fázisában tisztában legyenek a többiek elérhetőségével.