Menü
45_Varga_Laszlo_NoraLaci0240.jpg
Forrás: ITB

Az eddiginél fontosabb szerephez juttatja a közigazgatásban használt iratkezelő szoftvereket az e-ügyintézés terjedése. Ez új feladatokat is jelent a fejlesztőknek, de ennek végső soron mindenki hasznát látja – mondja Varga László, a legelterjedtebb hazai iratkezelő szoftver szállítójának, a DMS One Zrt.-nek a szakmai igazgatója.

– Egyik előadásában azt mondta, hogy az iratkezelő rendszerek mára az elektronikus ügyintézés operációs rendszerévé váltak. Hogy értette ezt?

– Idén január 1-től az elektronikus ügyintézés biztosítása már nem opcionális lehetőség, hanem kötelező feladat a legtöbb intézmény számára. Ebben a megváltozott környezetben az iratkezelő rendszerek is más szerepet töltenek be, mint eddig. Minden ügyintézőnek és vezetőnek napi szinten használnia kellene ezeket a rendszereket, ha szeretné kiélvezni az elektronikus ügyintézés előnyeit. Nemcsak az iratok elektronikus fogadását kell tudniuk biztosítani, hanem a belső munkafolyamatokat is érdemes elektronikus úton végezni. Vagyis az iratkezelő rendszer a hivatali ügyintézés középpontjába kerül és minden más szakrendszer számára is kínálhat szolgáltatásokat (például különböző SZEÜSZ/KEÜSZ-interfészeket, mint a hivatali kapun keresztüli kiküldés), ebben az értelemben pedig tényleg az e-ügyintézés operációs rendszerévé válik.

– Milyen folyamatszervezési szempontokra kell figyelni egy elektronikus ügyintézési projektnél?

– Látni kell, hogy ezek már sokkal komplexebb projektek, mint 5-10 éve voltak, éppen azért, mert jóval több folyamatot és felhasználót érintenek. A többi szervezettel való automatikus elektronikus kapcsolattartáshoz szükség lesz például úgynevezett gépi hivatali kapura és elektronikus aláírásra, így ezeket meg kell igényelni a NISZ-től. Végig kell gondolni a folyamatokat is, hogy milyen ügyek intézésére lehet strukturált űrlapot alkalmazni, hol használható az e-papír; az utóbbihoz viszont regisztrálni kell a Belügyminisztériumnál. Fel kell mérni azt is, hogy milyen rendszerek és hogyan kapcsolódhatnak az iratkezelő rendszerhez. Mindezek miatt előzetesen a szervezeteken belül is széles körű egyeztetésekre van szükség.

– Milyen funkciókat kell tudnia ellátni egy iratkezelő szoftvernek a hivatalba beérkező vagy onnan kimenő dokumentumok kapcsán?

– Tudnia kell automatikusan kapcsolódni a hivatali kapuhoz, onnan letölteni és oda feltölteni dokumentumokat, akár tömegesen is. A letöltött küldeményben lévő csatolmányokat jelenítse meg, ha mód van rá, automatikusan továbbítsa az iratot az illetékes ügyintézőnek. Rendkívül fontos, hogy minél egyszerűbbé tegye az iratok elektronikus aláírását, akár nagy számban is. Az aláírást végző vezető számára az összehasonlítási alap a toll és a papír lesz – azt kell elérni, hogy legalább olyan gyorsan tudjon elektronikusan is aláírni, mint ahogy világéletében tette papíron. Feltöltés után pedig a kézbesítésről vagy az át nem vételről szóló visszaigazolásokat automatikusan csatolja a rendszer az eredeti iratokhoz. Tapasztalataink szerint ezek a legfontosabb funkciók, melyeket ügyfeleink az elektronikus ügyintézés során már kezelnek szoftverünkkel.

– Március 1-jén hatályba lépett a közigazgatási iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos BM-rendelet. Önök, mint piacvezető hazai iratkezelési szoftverszállítók, hogyan értékelik a rendeletet?

– Az e-ügyintézés egyértelműen a jövő, és ezzel a rendelettel a BM nemcsak a lehetőséget teremti meg, hanem olyan fegyvert ad a közigazgatási ügyfelek kezébe, amellyel kikényszeríthetik, hogy az e-ügyintézés valóban hatékony is legyen. A fontosabb elvárások között van, hogy az iratkezelő szoftverek kapcsolódjanak a központi kormányzati szolgáltatásokhoz (SZEÜSZ/KEÜSZ), vagy hogy bizonyos műveleteket (szignálás, aláírás, kiadmányozás) tömegesen is lehessen végezni. Szintén jelentősnek érzem, hogy megjelentek az ergonómiai elvárások is: legyen minél könnyebben használható a felület, és minél kevesebb kattintással lehessen a feladatokat elvégezni. Ráadásul bekerült a mobil eszközök támogatásának igénye is, ami ugyancsak előremutató, hiszen bizonyos ügyintézési lépéseket (szignálás, jóváhagyás) mobilról is meg lehet tenni, így ezzel tovább gyorsulhat az ügyintézés. Vagyis az elvárások folyamatosan nőnek felénk, de nem baj, mert ennek végső soron az állampolgárok látják hasznát.

www.dmsone.hu

Karrierszkenner

Kíváncsi, hol dolgozik egykori kollégája, üzleti partnere?
Szeretné, ha az ön karrierjéről is hírt adnánk?

Böngésszen és regisztráljon!

Jelenleg 2028 személy szerepel adatbázisunkban.
Az utolsó regisztrált:Poór Károly

A legkeresettebb emberek:

Cégszkenner

Melyek az ict-iparág legfontosabb cégei?
Melyek a fontosabb felhasználók más iparágakból?

Regisztrálja cégét Ön is!

Jelenleg 4834 cég szerepel adatbázisunkban.
Az utolsó regisztrált:SERCO Informatika Kft.

A legkeresettebb cégek: