Laptopok, mobiltelefonok és több csésze kávé az asztalon. Nem kuriózum, hogy üzleti megbeszéléseket nem tárgyalóban, hanem egy kávézóban „zavarnak le”. Hangulatos éttermek, közösségi házban alkotószobák, nagyobb könyvesboltok kényelmes kávézói. Mind „mobilirodák”, amelyek kényelmes kuckót biztosítanak akár egy napra a csupán néhány főt foglalkoztató mikrovállalkozásoknak.

Jól okoskodik tehát az a cégvezető, aki néhány alkalmazottja miatt nem bérel magas költségen irodahelyiséget, hanem egyszerűen csak a mobileszközöket bocsátja rendelkezésükre, és heti 1-2 alkalommal egybegyűjti a csapatot egy hangulatos helyen. Ez is távmunka.

 

Nem hagyományosan

A hagyományostól eltérő, távolról végzett munka lehetőségét még manapság is gyakran félreértelmezik mind a cégek, mind a munkavállalók. Talán nem elég informáltak előnyeiről és ezért ódzkodnak a bevezetésétől? Egy válságkezelési kutatásból kiderült, hogy a munkaadók a válság hatásainak enyhítésére nem az atipikus foglalkoztatási formák bevezetését választják. A gyors és hatékony megoldást sokkal inkább a költség- és bércsökkentésben, valamint az elbocsátásokban látják. A válaszadók fele találkozott ugyan a gyakorlatban a nem hagyományos munkaformákkal, de mindössze 29 százalékuk alkalmazza. Azok közül, akiknek még nem volt dolguk hasonló foglalkoztatási formákkal, csak 4 százalékuk vette fontolóra a részmunkaidő, a bedolgozás vagy a távmunka bevezetését, 61 százalékuk továbbra is a munkaerő-állomány megnyirbálásában, nem pedig annak átalakításában látta a helyzet megoldását.

Való igaz, szemléletváltozást és szervezetfejlesztést igényel, hogy a távmunka jól működhessen.

 

Az indulástól a szervezetfejlesztésig

A távmunka munkaszervezési modelljét 1911-ben Frederick W. Taylor nevéhez kötötték, aki a munkafolyamatokat több részre bontotta. Az úgynevezett taylori munkaszervezési mód mintegy 100 éves hagyománya után, az infokommunikációs technológia robbanásszerű térhódításával egy újabb munkaszervezési mód kezdett kialakulni.

Ma Magyarországon hivatalosan a vállalkozói jogviszony keretében végzett ilyen jellegű munka nem, csak a munkaviszony keretében végzett munka tekinthető távmunkának. Ez fontos különbség lehet a számok összehasonlításakor, mivel például más országokban a távmunkások jelentős hányada nem munkavállalóként, hanem jellemzően vállalkozóként dolgozik.

„A távmunkához köthető munkavégzési formát azoknak a cégeknek és egyéb szervezeteknek érdemes mérlegelniük, amelyek munkamódszereiket kívánják korszerűsíteni, s a munkavégzésüket hatékonyabbá tenni. Számos szervezet esetén ez a módszer lehet a leghatékonyabb – de tapasztalataim szerint ez csak a nem teljes mértékben otthonról végzett munka esetében valósul meg” – állítja Simon Erika, a szervezetfejlesztéssel foglalkozó Simeron Consulting ügyvezetője. „Nyilván komoly előnye, hogy spórolni lehet az iroda- és a rezsiköltségeken, s elég lehet akár heti 1-2 napra irodát bérelni.”

 

Aki nincs bent, az nem is dolgozik?

Középvállalati szinttől felfelé a legtöbb helyen továbbra sem nézik jó szemmel, ha valaki nem tölti munkaidejét benti íróasztala mögött ülve. Ha fizikailag nem is léteznek már a régi blokkolóórák, attól még a főnök fejében ott ketyeg, ki mikor nincs a helyén. Kérdés, hogy mennyire hatékony a munka az ilyen „szigorú” munkahelyeken.

Egy szervezetfejlesztéssel foglalkozó tanulmány szerint a hagyományos munkavégzés során a munkatársak hatékonysága csupán 50-70 százalék. A munkavállalói elégedettséget a nyugalmasabb munkavégzési légkörrel, a rugalmasabb munkaidő-beosztással a statisztikák szerint akár 20-25 százalékkal is hatékonyabbá lehetne tenni. A projekt alapú munkavégzés, a határidők pontos meghatározása, a folyamatokba épített kontrollpontok további esélyt jelentenek a hatékonyság növelésére.

A távmunka bevezetéséhez mindenképpen szervezetfejlesztésre van szükség. A távmunka alapértelmezésben a munkavégzés módját változtatja meg, az elvégzendő munka tartalma és a felelősségi körök azonban változatlanok maradnak. Ugyanakkor, ha szervezetfejlesztési projektben történik meg a távmunka bevezetése, ez módot ad arra is, hogy újragondolják a munka tartalmát, és akár a felelősségi körök is változzanak.

Simon Erika szerint sikeresen lehetett alkalmazni a távmunkát még olyan esetekben is, amikor személyes és intenzív kommunikáció szükséges a munkatársak között, ha ez az intenzív kommunikáció megvalósítható a heti 1-2 napos személyes jelenlét során, és nincs szükség rá valamennyi munkanapon. Ilyen esetekben elégnek tűnik a heti 1-2 alkalmas irodabérlés. A hagyományos elképzelésekkel szemben nem szükséges okvetlenül kontrollálási rendszert felépíteni. Szervezetfejlesztési tevékenység során részletesen fel lehet tárni a munkáltatói elvárásokat, és ki lehet váltani a költséges ellenőrzési kapukat.

Emellett magatartástudományi eszközök segítségével, a cég érdekeit szem előtt tartva lehet elérni a motivált munkaerő általi hatékony munkavégzést – fűzi hozzá Simon Erika.

 

Startup távmunkások

Két és fél éve indultak, mára közel 15 ezer távmunkással dolgoznak; az otthonrol.hu jó példa arra, hogyan lehet nagy iroda nélkül is a régió egyik legnagyobb távmunka-apparátussal rendelkező szolgáltatójává válni.

„Az egyetemi kutatás területéről és a telekommunikációs, illetve a call center iparból érkező szakemberek segítségével egy különleges munkafolyamat rendszert hoztunk létre. Ennek segítségével kép-, hang- és videoanyagok legépelése, szkennelt dokumentumok feldolgozása, internetes keresési feladatok, adatfeldolgozás/kategorizálás, telefonos munkák végzése, weboldalak vagy egyéb dokumentumok fordítása, de akár postai kézbesítés is megoldható és koordinálható” – mondja Benedek Balázs, a weboldalt üzemeltető Skawa Informatikai Kft. vezetője. „Olyan feladatokat adunk, amelyhez adsl- vagy kábeles internetre – esetenként mikrofonos fülhallgatóra – van csak szükség. A munkákon kívül a megfelelő weboldalt is biztosítjuk.”

A cég távmunka-rendszere lehetővé teszi a munkák optimális felosztását a mindenkori operátorok között. A rendszer segítségével egy-egy gépelési feladat vagy telefonos adategyeztetés, felmérés a hagyományos megbízásokhoz képest nagyságrendekkel hamarabb teljesül, ráadásul a szokásos költségeknél alacsonyabb áron. A használt technológiák lehetővé teszik, hogy az operátorok közvetlenül a webes böngészőből tudjanak tökéletes hangminőségű telefonhívásokat kezdeményezni, ezzel adva módot a távmunkában dolgozó operátori apparátus folyamatos bővülésére.

 

Szociológiai hatások, közösségi munkatér

A coworking, azaz a közösségi munkatér egy feltörekvőben lévő trend az irodai munkavégzés terén. Az első coworking irodák a coffe shopokban és kávéházakban végzett munka alternatívájaként jöttek létre, sokszor az otthoni munkavégzés elszigeteltségétől való menekülésként.

A tradicionális iroda előnyei keverednek a klubhangulattal és a kávéházak szellemiségével. Optimális megoldást jelent annak, akinek nincs szüksége teljes munkaidős irodára, illetve aki rugalmasan kíván a piaci változásokhoz alkalmazkodni.

A munka coworking közösségi terekben zajlik, ezek átmenetet képeznek egy bérelhető iroda, egy klub és egy kávéház között. Elsősorban azokat a távmunkásokat és neonomádokat célozza meg, akiknek az otthoni munkavégzés túl ingerszegény, viszont a kávéházak zaja és füstje zavaró.

A környezet megváltozása, akár az elszigeteltség érzése a távmunkás környezetére is kihathat, erre fel kell készülnie a családnak, a gyerekeknek és a hagyományos munkavégzésben foglalkoztatott munkaerőnek is.

Gyakori probléma, hogy a távmunkát kiváltságnak vagy éppenséggel hátránynak értelmezik a munkavállalók. Ezek megfelelő kommunikációja és a várható hatásokra való felkészülés szociológiai feladatokat is támaszt egy cég felé.

 

Munka és magánélet egyensúlya

Valószínűleg sok cégvezető küzd azzal, hogy megtalálja az ideális munka–magánélet egyensúlyt, ebben segíthet a távmunka. Mivel a családnak időre, jelenlétre van szüksége, ezért fontos motivációs tényező, ha mindenki maga oszthatja be munkaidejét. A távmunka lehetősége pluszérték, nem véletlen, hogy a távmunka lehetőségével kecsegtető állásajánlatokra általában túljelentkezés van. Sőt, néha úgy tűnik, mintha magával a végzendő feladattal és a kapott juttatással egyenrangú szempont lenne a munkakeresésben ez a munkavégzési forma. Mivel ez ennyire fontos szempont a munkavállalóknak, ezért akár kiváltható vele a folyamatos béremelés, így csökkenteni lehet a költségeket, és a munkavállalók is elégedettek.

„Nálunk az egyik alapelv, hogy építünk a munkatársak, partnerek különbözőségére, sokszínűségére, ami nagyon kreatív megoldások kialakítását teszi lehetővé. Mivel a különböző emberek különböző időszakokban élik a hatékony munkavégzési szakaszaikat, a távmunka hátteret ad ahhoz, hogy az a munkavállaló, aki a kora reggeli óráktól tud agilisan dolgozni, ezt megtehesse. S ugyanez igaz arra is, aki késő délután képes igazán aktívan alkotni. Meggyőződésünk, hogy az ugyanannyi időráfordítással elvégzett távmunka jóval eredményesebb a hagyományosnál” – teszi hozzá Simon Erika.

A jó munkaerő megtartásának további fontos eleme, hogy családbarát munkakörülmények között dolgozhasson. Az elemzések szerint a harmonikus körülmények biztosításával akár 30-40 százalékkal csökkenthető a fluktuáció. A távmunka ugyanis családcentrikusabb életre ad módot, ami különösen fontos a kismamáknak, az apukáknak és a gyermeküket egyedül nevelők számára is.

Az a munkáltató, amelyik meg van győződve arról, hogy munkatársai azt nézik, hol tudják kihasználni a céget, elkerülni a munkát, ne is kísérletezzen a távmunka bevezetésével, mert a kontrollálás költségei jó eséllyel felemésztik az elérhető költségmegtakarítást, az intenzív kontrollálás pedig magát a munkavállalói lojalitást és motivációt semmisíti meg, figyelmeztet Simon Erika.