Sok-sok szűk esztendő után 2006 valóságos Kánaánnak számított az önkormányzati közigazgatási informatikai fejlesztések területén. Az volt az az év ugyanis, amikor a települések összességében mintegy 11 milliárd forint támogatást kaptak két Gvop-pályázat keretében; ez körülbelül négyszer akkora összeg volt, mint a megelőző 15 év informatikai támogatásai együttvéve.

Úgy tûnik azonban, hogy a kedvező változás csak arra az egy évre korlátozódott. Azóta ugyanis gyakorlatilag mindenfajta informatikai fejlesztést, továbbá a rendszerek üzemeltetését önerőből kell finanszírozniuk az önkormányzatoknak – ad rövid helyzetképet Kósa Lajos, Debrecen város polgármestere.

Mit jelent ez a gyakorlatban? Azt, hogy lényegesen kevesebb pénz jut az informatikára, mint amennyi kívánatos volna. Míg az általános szabályokat alapul véve a rendszerek szinten tartásához a saját mûködési költségek 2 százalékát, továbbfejlesztéséhez pedig 4 százalékát kellene informatikára fordítani, addig a valós számok fél-egy százalék körül mozognak. Ez Debrecen esetében évi 200-250 millió forintnak felel meg. Sokkal rosszabb tehát a helyzet ma, mint 2006-ban volt, amikor is a város – a saját forrásain kívül – valamivel több mint 400 millió forint támogatással is számolhatott.

Ami a jövőt illeti, van némi remény újabb pályázati pénzek elnyerésére. A Nemzeti Fejlesztési Ügynökség nemrégiben tette közzé az önkormányzati közigazgatási elektronikus szolgáltatások fejlesztésére vonatkozó pályázat feltételeit. A pályázat kiírása ez év októberére várható. Az előzetes menetrend szerint még az idén be kell nyújtani a pályázatokat, amelyeket 2010 elején értékelnek majd ki.

Terjed a webes időpontfoglalás

Általánosságban elmondható, hogy a debreceni önkormányzat szakrendszerei részben országosan használt központi rendszerek, részben helyi fejlesztések eredményei. Ez utóbbi esetben a helyi szakrendszereket felkészítik az elektronikus formában történő ügymenetek indítására. A központi rendszereknél – noha rendszeresen tesznek javaslatot a továbbfejlesztésekre – a döntés nem a helyi önkormányzatok kezében van.

Jelenleg a város portálján közel 200 ügytípus leírása található meg. Ezekből az ügyfelek tájékozódhatnak az adott ügyintézéshez szükséges feltételekről, kötelező mellékletekről, a fizetendő költségekről, az ügyfélfogadás idejéről stb. Az eligazodást és a gyorsabb ügyintézést több mint 50 letölthető ûrlap is segíti.

A kereskedelmi-vállalkozási és a helyi adózási területeken lehetőség van az eljárást megindító kérelmek közvetlen elektronikus benyújtására is. Szintén elérhető az építkezők, beruházni szándékozók számára a hatályos szabályozási terv.

Egyre népszerûbb a webes felületen történő időpontfoglalás. Az okmányirodát felkeresők körülbelül 15 százaléka (éves szinten 20-25 ezer ügyfél) már az interneten kér időpontot, de vannak olyan területek is (például bejelentkezés házasságkötésre, egyéni vállalkozói ügyek), ahol ez az arány meghaladja a 40 százalékot.

A honlapot havonta rendszeresen 80-90 ezer, éves szinten körülbelül 1 millió látogató keresi fel. Feltehetően egyre többen nézik meg az ügyintézéshez tartozó oldalakat, hiszen az ügyfelek mind tájékozottabban, felkészültebben érkeznek az önkormányzathoz. A hivatalban egyébként évente közel 300 ezer új ügy indul.

Döntéskényszer: közvilágítás vagy e-ügyintézés

Az elektronikus ügyintézés legmagasabb, negyedik szintû szolgáltatásai – amikor már a határozatot is elektronikus formában kapja meg az állampolgár, illetve a kirótt illetéket is az interneten keresztül fizetheti be – egyelőre hiányoznak Debrecenben. Ez azonban nem helyi, hanem országos jelenség. Noha a kormány jelentős összegeket költött központi szinten a fizetés elektronizálására, önkormányzati szinten még további beruházásokra van szükség.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy az eggyel alacsonyabb, harmadik szintû szolgáltatások iránt már komoly igény mutatkozik mind a lakosság, mind a vállalkozások részéről. Ezen a szinten az ügyfél az interneten keresztül indítja el az ügyet, majd szintén online kap egy érkeztető számot. A végső döntést hagyományosan, papíron kapja meg az ügyfél, de az oda vezető folyamat minden lépése nyomon követhető a központi informatikai rendszerben.

„A harmadik szintû szolgáltatások továbbfejlesztése kulcsfontosságú. Az anyagi korlátok azonban rendkívüli mértékben megnehezítik, hogy új területeket vonjunk be ebbe a szolgáltatási körbe. Ehhez ugyanis komoly fejlesztésekre volna szükség. Az önkormányzatok általános helyzete közismert. Amikor arról kell dönteni, hogy például a város esti közvilágítását 6-kor vagy 8-kor kapcsoljuk-e be, akkor borzasztóan nehéz forrásokat elkülöníteni az elektronikus ügyintézés javítására” – mutat rá a debreceni polgármester.

Kedvezőtlen jogi környezet

És a hírek szerint a helyzet rövid távon nem fog javulni. Várhatóan a jövő évi költségvetésben éppen a hazai fejlesztési források tûnnek el. Innentől kezdve még nehezebb lesz az e-ügyintézés fejlesztéséhez szükséges támogatásokat megszerezni. Pedig ahhoz, hogy a rendszerek jól mûködjenek, és megfeleljenek az elvárásoknak, mind a fogadó, mind az ügyféloldalon tovább kell lépni.

A debreceni önkormányzatnál például vannak ötévesnél idősebb szerverek, amelyek megértek a cserére. Ezenkívül ki kellene fejleszteni az egyes területeket – elsősorban a lakossági és vállalkozói ügyintézést – érintő új programokat (mûszaki beruházás, környezetvédelem stb.). Csak ezután jöhet a következő lépés, az új lehetőségek felkínálása a lakosságnak és a vállalkozásoknak. A teljes folyamat, megfelelő pénzügyi háttérrel is legalább egy évet venne igénybe.

„Az informatikai fejlesztésekbe azonban könnyelmûség csak úgy belecsapni. Minden fejlesztés csak akkor igazán hatékony, ha az együtt jár a folyamatok átszervezésével is. Ehhez azonban felül kellene vizsgálni a jelenlegi jogi környezetet. Meg kellene nézni, hogy van-e olyan lépés, ami elhagyható, illetve hogy miként lehetne a munkát logikusabban, hatékonyabban elvégezni. Csak akkor érdemes az informatikai támogatással foglalkozni, ha megvan az új mûködési struktúra. Ha a jelenlegi környezet változatlan marad, és a meglévő folyamatokat támogatjuk meg informatikával, akkor korántsem lesz olyan mértékû és olyan súlyú a változás, mint az kívánatos és lehetséges volna. És természetesen sokkal kisebb lesz a megtakarítás is, mint szeretnénk. Sajnálatos módon azonban azt tapasztaljuk, hogy a jogi környezet változása bár folyamatos, ám nem pozitív, hanem inkább negatív irányú. Az önkormányzatok egyre több adminisztratív kötelezettséget kapnak, ahelyett, hogy egyszerûsödne az ügyintézés. E téren sajnos elég borúlátó vagyok, nem látok esélyt rá, hogy rövid távon érdemi változás történjen” – hangsúlyozza Kósa Lajos.

Nincs pénz a hotspotokra

Ami a napi üzemeltetési teendőket, illetve az önkormányzati intézmények, valamint a város infokommunikációs fejlesztéseit illeti, célszerû, ha az önkormányzatok külső segítséget vesznek igénybe. Debrecen már nagyon korán erre az útra lépett: 1999-ben létrehozta saját tulajdonú informatikai cégét. Azóta gyakorlatilag külső szolgáltatásként veszi igénybe az informatikai üzemeltetést.

A külső cég feladatai közé tartozik többek között a város optikai hálózatának bővítése is. Ez ideig mintegy 40 kilométer optikai kábelt fektettek le. Teljes mértékben üzleti vállalkozásról van szó, az üvegszálat bárki – magánszemély, intézmény, vállalkozás, bank, távközlési szolgáltató – igénybe veheti, és veszi is. A fejlesztéseket egyértelmûen az üzleti lehetőségek és a piaci igények határozzák meg.

A debreceni önkormányzat már többször tervezte wifi-hotspotok kiépítését a városban. A döntés azonban – eddig legalábbis – mindig nemleges volt. A fejtörést nem a rendszer kiépítése, hanem az üzemeltetése okozza. A hotspotok fenntartása akkora összeget jelentene, ami az önkormányzat költségvetésében jelenleg nem, és várhatóan 2010-ben sem áll rendelkezésre.

Szolgáltató társaságok holdingban

A debreceniek problémái természetesen nem egyediek, az önkormányzatokra általánosságban növekvő feladatok hárulnak, miközben a források folyamatosan csökkennek. A közszolgáltatások területén például elengedhetetlen, hogy minden nehézség dacára folyamatosan emelkedjen a szolgáltatási színvonal, mégpedig úgy, ahogyan azt az állampolgárok elvárják. Ehhez azonban nem csupán korszerû informatikai háttérre van szükség, hanem az irányítási struktúra átalakítása is elengedhetetlen. A mûködési folyamatokhoz kapcsolódó szolgáltató társaságokat célszerû holdingokba szervezni, mert ezáltal javítható a közszolgáltatások színvonala, emelhető a társaságok mûködésének hatékonysága, megvalósítható a szolgáltató társaságok stratégiai irányítása és kontrollja, továbbá számottevő megtakarítások érhetők el – hívja fel a figyelmet Géró Péter, a Stratis partnere.

A holdingba szervezett társaságok a kitûzött célokat és a várható eredményeket csak egységes számviteli és kontrolling-folyamatok, mûködési szabályok alkalmazásával érhetik el. Ez szükségessé teheti a meglévő gyakorlatok átalakítását, hiszen a jelenlegi önálló társaságok az évek során a saját mûködésükhöz igazodó, az alapfeladat ellátására optimalizált folyamatokat alakítottak ki, amelyek egymástól jelentősen eltérhetnek. Jellemzően az ilyen eltérő gyakorlatokról összefoglaló anyag, illetve a holdingszerû mûködést figyelembe vevő elemzés egyelőre nem áll rendelkezésre, annak elkészítése a közeljövő egyik fontos feladata – véli a tanácsadó.

A városi holding keretében lehetőség nyílik a központosítás minden, így az it-területet is érintő előnyének kihasználására. Az egységes infrastruktúra és háttéradatbázis kialakítása mellett várhatóan a szolgáltatások és az it-beszerzések központosítása hozza majd a legnagyobb megtakarítást. Megjegyzendő, hogy Debrecenben már megtörténtek az első lépések a holdingszerû mûködés irányában.

Városi kártya

Egy másik, az önkormányzati munka hatékonyságát növelő ötlet a városi kártya, ami a szociális támogatások célzott kifizetését, a helyi utazások, parkolás és intézményi szolgáltatások kedvezményes igénybevételét tenné lehetővé. Az ilyen jellegû kártyarendszernek számos külföldi megvalósítása ismert. Az Egyesült Államokban, Kanadában, Olaszországban vagy éppen a szomszédos Ausztriában már régóta vannak mûködő rendszerek.

A városi kártya bevezetéséhez – a már említett egységes informatikai háttér mellett – a lakossági igények szerint kialakított együttmûködő partneri kör is nélkülözhetetlen. Megfelelő pénzintézeti közremûködő bevonásával az elfogadó infrastruktúra kiépítésének, továbbá a kártya kibocsátásának költsége is elviselhető szintre csökkenthető.

A források optimális felhasználása főként a komplex, több területet felölelő és viszonylag kisebb költségszinten megvalósítható, belátható időn belül megtérülő projekteknél lehetséges. Gondosan mérlegelni kell a fenntarthatóság követelményét is, illetve az ehhez kapcsolódó kiadások folyamatos finanszírozhatóságát. A tanácsadó álláspontja szerint a városi holdinghoz kapcsolódó irányítási struktúra, valamint a városi kártya bevezetése teljesíti ezeket a követelményeket.

Nagyobb propaganda kellene

Budapest XII. kerületében, a Hegyvidéki Önkormányzatnál – akárcsak Debrecenben – szintén az elektronikus ügyintézés harmadik szintû szolgáltatásai jelentik a csúcsot, viszont nagyon kevésre tehető azok száma, akik e szolgáltatásokat használják. Rendkívül szûk tehát az a kör, amelyik valamilyen ügyet elektronikusan indít el.

Viszont a kerületi önkormányzat honlapját egyre többen keresik fel információszerzés céljából. Július 26. és augusztus 25. között több mint 16 ezer látogatást regisztráltak, ez 11 583 látogatónak felel meg. A legtöbben csak a főoldalig jutottak el, a népszerûségi listán az okmányiroda oldala áll a második helyen. Ezt követik azok az oldalak, amelyeken pályázati információk találhatók, a negyedik helyen pedig az ügyfélszolgálat áll.

A honlapon információkat kereső ügyfeleknél jóval kevesebben töltenek le dokumentumokat az internetről, azok száma pedig, akik el is indítanak valamilyen ügyet az önkormányzat honlapján (tehát harmadik szintû szolgáltatásokat vesznek igénybe) elenyészőnek tekinthető. E csekély számú ügyfél alapvetően a lakosság köréből kerül ki, az intézmények, a vállalatok gyakorlatilag nem élnek ezzel a lehetőséggel. Kovách Balázs, a Hegyvidéki Önkormányzat informatikai referense szerint a csekély érdeklődés oka vélhetően abban keresendő, hogy e korszerû lehetőségeket a kormányzat eddig még nem propagálta kellőképpen.

Kevesen tudják, hogy az internetes lehetőségek is bevonhatók az ügyintézésbe, és ezáltal lényegesen egyszerûbbé és gyorsabbá válhatnak a folyamatok.

Hat projektből öt

Ami az informatikai fejlesztéseket, illetve azok finanszírozását illeti, a Hegyvidéken is 2006 tekinthető az utolsó jó évnek. Az akkori két Gvop-pályázaton 6 projektre nyertek pénzt, és ezek közül 5 ténylegesen meg is valósult. Elkészült az új, a jogszabályi előírásoknak megfelelő, jól áttekinthető, könnyen kezelhető honlap. Megteremtették az elektronikus ügyintézés informatikai feltételeit. Kifejlesztettek egy nagyon komoly, összetett térinformatikai rendszert, elkészült egy belső információs tájékoztató rendszer, valamint az iktatórendszer.

Noha a források megvoltak rá, az adóprogramot egyelőre nem vezették be. A XII. kerület egy SAP alapú alkalmazással szerette volna kiváltani a sok-sok éve mûködő, dos-os adónyilvántartó rendszert, ám a cserét nem hagyta jóvá a Pénzügyminisztérium. A tervezett váltás azóta sem került le a napirendről, de az új rendszer bevezetése – akárcsak más önkormányzatoknál – egyelőre nem kapta meg a zöld utat. Az engedélyeztetést az is nehezíti, hogy az adójogszabályok rendszerint évente (sőt időnként év közben is) változnak kisebb-nagyobb mértékben, ilyenkor a programot hozzá kell igazítani a megváltozott rendelkezésekhez, és a hónapokig tartó engedélyezési eljárást elölről kell kezdeni.

A két Gvop-pályázaton elnyert összeghez az önkormányzat saját forrásait is hozzátette. Természetesen a rendszereket folyamatosan fejlesztik, ám ezt a munkát – egyéb lehetőségek híján – már zömében saját forrásokból végzik.

Ügyfélirányító rendszer új alapokon

Idén sikerült némi külső támogatást szerezniük a honlap és az intranet továbbfejlesztéséhez, valamint a 2009-es év legnagyobb informatikai beruházásához, az ügyfélirányító rendszer korszerûsítéséhez és kiterjesztéséhez.

„Tudomásom szerint az országban egyedül Budaörsön van a miénkhez hasonló ügyfélirányító rendszer, de az sem terjed ki a Polgármesteri Hivatal minden részlegére. A mi rendszerünk teljes körû, azaz minden olyan irodán mûködik majd, ahol az ügyfelek megfordulnak, beleértve az ügyfélszolgálatot. Ez összességében 12 irodát jelent. Egyedül a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala felügyelete alá tartozó okmányiroda nem kapcsolódik a rendszerhez. Amikor az állampolgár belép az épületbe, azonnal regisztrálják az adatait, valamint azt, hogy milyen ügyben szeretne eljárni. Az adatok rögtön bekerülnek a központi rendszerbe, így az ügyintéző már a beszélgetés kezdetekor tudja a legfontosabb alapadatokat. A rendszer természetesen sorszámot ad, és ügyfélhívót is tartalmaz; a szükséges információt plazmatévéken jelenítik meg. Az ügyfélszolgálati rendszer szoftverei az Árop keretében nyújtott támogatásból készültek, a hardverelemeket azonban saját forrásból kellett megvennünk” – tájékoztat Kovách Balázs.

Az ügyfélirányító rendszert ez év őszén helyezik üzembe. 

Hegyvidéki közterület-felügyelet

A Hegyvidéki Önkormányzatnál azt az eljárást követik, hogy megpróbálják a lehető legjobban beosztani az informatikai fejlesztésekre fordítható pénzeket. Jellemzően a meglévő rendszerek fejlesztésére, azok folyamatos karbantartására megvan a pénz, az új rendszereknél pedig megpróbálnak erőteljesen rámenni a pályázatokra, különösen az európai uniós forrásokra.

Egészen friss hír, hogy a helyi közterület-felügyeleti feladatok a fővárostól átkerülnek az önkormányzathoz. A XII. kerületi Polgármesteri Hivatalban külön közterület-felügyeletet alakítanak ki, önálló számítógépes rendszerrel.

A Hegyvidéken tervezett közterület-felügyelet egészen újszerû megoldást alkalmaz. Minden felügyelő fényképezőgéppel és mobiltelefonnal egybeépített pda-val, valamint egy kisméretû hőnyomtatóval járja majd az utcákat. Ha szabálytalanságot észlelnek, lefényképezik az esetet, elektronikusan kitöltik az adatlapot, majd mobilinterneten keresztül mindent beküldenek a központi rendszerbe. Így a diszpécserek szinte online követhetik nyomon az utcai eseményeket, illetve intézkedéseket.

A törvény által előírt adatokat tartalmazó dokumentumot a felügyelők a helyszínen kinyomtatják, és átadják az érintetteknek. Az ellenőrök folyamatos kapcsolatban állnak a rendszerrel, helyzetük és intézkedéseik folyamatosan nyomon követhetők.

A pda-ban gps-vevő is van, így a fényképen a felvétel pontos ideje mellett megjelennek a gps-koordináták is. Mivel az adattovábbítás teljesen zárt rendszerben történik, a manipuláció lehetősége kizárt, a fotókat – adott esetben – a bíróság hiteles bizonyítékként fogadja el.