Napjainkban a gazdaság minden területén olyannyira élesedik a verseny, hogy a gyorsaság és a rugalmasság alapvető sikertényezővé válik. Ahhoz azonban, hogy egy vállalat gyorsan és rugalmasan tudjon válaszolni a piac jelenségeire, rendkívül korszerű külső és belső kommunikációra van szüksége.

A megbízók, a vevők és a partnerek elvárják az állandó elérhetőséget, a gyors reagálást, ugyanakkor a szervezet folyamatainak támogatásában – főként a földrajzilag tagolt cégeknél – kulcsfontosságú a gyors belső információáramlás, illetve a gyors és hatékony döntéshozatal.

 

Nem csak új hálózatra

Az egységes kommunikáció lényege, hogy egy platformon támogat minden kommunikációs formát. Ezáltal lehetővé teszi, hogy a vállalat ezek bármelyikén keresztül megossza és kicserélje az információkat. A széles körű lehetőségeknek köszönhetően a cég rugalmasan a saját folyamataira szabhatja a számára legmegfelelőbb kommunikációs eszközt. Az egységes kommunikáció nagy előnye, hogy a cég ügyfelének nem kell tudnia arról, hogy hol és milyen kommunikációs eszközön tudja elérni a szükséges kontaktszemélyt. A rendszer maga gondoskodik róla, hogy az üzenet minél hamarabb célba érjen. A szervezeten belüli kommunikációban az egységes kommunikáció gyorsabb döntéseket és hatékonyabb együttműködést eredményez – mutat rá Czéh László, az IT Services and Enterprise Communications szakértője.

A rendszer általában a már meglévő hálózatra telepíthető, nem kell tehát külön beruházással lecserélni a működő infrastruktúrát. Amennyiben a későbbiekben – a piaci igényekhez igazodva – úgy dönt a cég, hogy bővítené rendszerét (például videokonferencia-funkcióval), azt már jóval kisebb befektetéssel megteheti.

Az egységes üzenetkezelés és kommunikáció hatékonyságát különféle értéknövelt szolgáltatásokkal lehet növelni. Ilyen például a jelenlét-információ (presence management) és az egy hívószám (one number service) funkció. A jelenlét-információ azt jelzi, hogy milyen platformon lehet valakit az adott pillanatban elérni (az asztali számítógépe előtt ül; tárgyal és ezért csak sms-t fogad; ebédel, ezért csak mobilon elérhető, stb.), míg a one number service lényege, hogy egy-egy munkatárs összes kommunikációs eszközéhez – az egyszerűbb elérhetőség érdekében – egyetlen hívószámot rendelnek.

 

Hagyományos rendszereknél is

Miközben a legtöbb új fejlesztésű kommunikációs rendszer ip alapokra épül (a jövő egyértelműen az ip alapú technológiáé), a vállalatoknál még mindig a hagyományos, vonalkapcsolt telefon-alközpontok a legelterjedtebbek. Vajon ez utóbbiaknál is szóba jöhet az egységes kommunikáció?

A nagyobb gyártók okosan gondolkodnak, és a vonalkapcsolt központjaiknál is kialakítják a szabványos interfészeket (például sip), illetve más gyártók rendszereinek felületeivel is számolnak. Ennek köszönhetően általában a hagyományos rendszereknél is kialakítható az egységes üzenetkezelés, az egységes kommunikáció. Ha viszont a meglevő gyártó nem halad a korral, és nem tud ilyen új fejlesztésű rendszert ajánlani, mindenképpen megfontolandó a váltás – hívja fel a figyelmet Czéh László.

Amennyiben egy cég nem csupán 1-2 évben gondolkodik, hanem hosszabb távon szeretne ésszerű döntést hozni, akkor új beruházásainál figyelembe kell vennie az ip-trendet. Már csak azért is érdemes ezt az utat követnie, mert a szabványos, ip alapú rendszerek sokkal rugalmasabban bővíthetők, mint a hagyományos rendszerek, és ez a jövőre nézve alacsonyabb beruházási költségeket jelent.

 

Óvatosan az integrációval

Mind a vevő, mind a gyártó szempontjából lényeges kérdés, hogy az egységes üzenetkezelés bevezetésekor lehet-e teljesen heterogén, több gyártótól származó eszközöket integrálni. A szakértő szerint a válasz nem egyértelmű igen.

A szabványosítás és a különböző interfészek, protokollok egységesítése azt a célt szolgálja, hogy a vevő könnyebben integrálhassa a különböző gyártóktól származó rendszereit, alkalmazásait. A gyártóknak ez úgyszintén érdekük. Mégis, az integrációs döntéseknél a vevőnek különös figyelemmel kell eljárnia.

„Valamelyik (ideális esetben mindkét) gyártótól feltétlenül meg kell szerezni egy állásfoglalást, amelyben deklarálja a két rendszer együttműködését. Ez azt jelenti, hogy a kompatibilitást megfelelően tesztelték, és azért felelősséget vállalnak. Ezzel elkerülhetők az integráció alatti és utáni kellemetlen meglepetések” – hangsúlyozza a szakértő.

A heterogén rendszereknél nagyon fontos szerepet játszik a szervizszolgáltatás. Itt a hibajelentések és konzultációs kérdések esetére vállalt reagálási és átfutási időket érdemes szem előtt tartani.