A funkciója lényegében az információk, tapasztalatok, hírek rögzítése és megosztása a szervezeten belül. Egy szép keret, ami most még nagyrészt üres, de idővel megtelhet tartalommal. Lehet, hogy egy-két év múlva valóságos tudástárrá, izgalmas, multimédiás, keresztbe-kasul kereshető házi tudásraktárrá növi ki magát.

De az is lehet, hogy megmarad egy szép, ámde üres keretnek: szupermodern logisztikai központ lesz belőle üres polcokkal, kongó konténerekkel, tartalom nélküli felületekkel. A siker a közreműködőktől függ, a vállalat embereitől, akiknek ezt az egészet meg kellene tölteni hasznos, érdekes, naprakész tartalommal.

Lehet, hogy ezt a szép vállalati rendszert senki sem fogja komolyan használni, megmarad elegáns csontváznak. Valamiért nem teszik majd az embereknek. Talán ugyanazoknak az embereknek, akik egyébként vállalaton kívül, többnyire álnéven élénk szakmai életet élnek a hálón: leveleznek, blogolnak, kommentálnak, fel- és letöltenek, wikiznek, cimkéznek, tanácsokat adnak, kihasználva a szép új Web 2.0-ás világ minden lehetőségét. Valamiért sokkal jobban érzik magukat a hierarchia nélküli, önkéntes, szabad világban, szívesebben élnek a lehetőségeivel és eszközeivel.

Technika és ember. A vállalati tudásmenedzsment területén két fő irány, két fő megközelítési mód rajzolódik ki, és ezek közül csak az egyik technikai. Való igaz, hogy tudásmenedzsment alatt sokan informatikai eszközök használatát értik, a tudásmenedzsment projektek pedig számukra alapvetően informatikai projektek. A másik vonal szervezeti és kulturális jellegű. A döntő kérdésnek azt tekinti, miként vehetők rá az emberek az együttműködésre, tudásuk másokkal való megosztására. Az informatikai eszközök megfelelő infrastruktúrát, hatékony eszközöket biztosíthatnak ehhez, de a rendelkezésre állásuk nem garantálja használatukat. Gyakran előfordul, hogy a drága pénzért megvásárolt alkalmazások üresen, kihasználatlanul hevernek, a levelező rendszeren csak hivatalos dokumentumok és értéktelen információk keringenek, az ügyfél-adatbázis csak a telefonkönyv szerepét tölti be, az intranetre csak a heti étlap kerül fel.

Ha egy vállalat vagy bármilyen szervezet fejleszteni kívánja a tudásmenedzsment rendszerét, akkor mind a technikai, mind az emberi-szervezeti oldallal foglalkoznia kell, méghozzá a megfelelő arányban és kombinációban. Más szavakkal: el kell döntenie, hogy mire költi a pénzét, mire fordítja az energiáját. Ehhez szakszerű diagnózisra van szükség. Lehetséges, hogy a vizsgálat azt mutatja ki, hogy új technikai eszközöket kell hadrendbe állítani, de az sem kizárt, hogy jobb eredményeket lehet elérni egy új ösztönzési rendszerrel, valamilyen innovációs díj alapításával, közösségépítési akciókkal, vagy egy alkalmi eszmecserékre alkalmas klubhelyiség kialakításával.

Mindezekből az is következik, hogy tudásmenedzsment projekt elképzelhető technikai eszközök (számítógépek, szoftverek, rendszerek, hálózatok) nélkül is. Sőt mi több, magával a tudásmenedzsment megnevezéssel is vigyáznunk kell. A vállalatok és más szervezetek sok olyan tevékenységet végeznek, sok olyan akciót hajtanak végre, amelyet nem neveznek tudásmenedzsmentnek, vagyis ha megkérdezzük tőlük, hogy „van-e náluk tudásmenedzsment projekt”, nemmel válaszolnak.