Az informatikai szolgáltatások hatékony menedzseléséhez az it-vezető és a pénzügyi döntéshozó együttműködésére van szükség, őket azonban ellentétes érdekek vezérelhetik: az egyik jellemzően költeni szeretne, hiszen munkája modernebb felszereltség mellett válik könnyebbé, a másik pedig húzná a nadrágszíjat, hogy – különösen a mostanihoz hasonló ínséges időben – jobb számok kerülhessenek a kimutatások soraiba.

A racionális döntések meghozatalához tehát a vezetőnek objektív módon feldolgozható információra és átlátható folyamatokra van szüksége. Fontos visszajelzés lehet számára az informatikai csoport, a rendszergazda vagy éppen a külső it-cég szolgáltatásának színvonala is. A rendszergazdák emellett ma már igen összetett feladatkörrel rendelkeznek: a szoftver, a hardver, a hálózat nyilvántartásától a kapcsolódó szolgáltatásokon át a pénzügyi elszámolásig sok minden az ő dolguk – mutatott rá egy sajtóbeszélgetésen Gaál György, az Epicor Magyarország vezető tanácsadója.

Ezeknek a problémáknak a megoldásához nyújt segítséget az Epicor it-szolgáltatásmenedzsment-(itsm) rendszere. A szoftver automatizál, rendszerez, mérhetővé tesz, és ezzel transzparenssé teszi az informatikai folyamatokat, minimalizálja az üzemszüneteket. S mivel a rendszerben az eszközök és a szolgáltatások költsége, a vezetők könnyebben dönthetnek a szolgáltatás lemondásáról, vagy épp kiszervezésről. Ez racionális költségcsökkentést tesz lehetővé, és nem feltétlen elvonásról, hanem optimalizálásról beszélünk.

Emellett a rendszergazdák munkáját is könnyíti egy olyan rendszer, amely felgyorsítja a belső folyamatokat, miközben visszakövethetővé és mérhetővé is teszi azokat. Ezzel 20–25 százalékkal csökken a munkaidő, és gyorsabb lesz az átfutás.