Menü

Kiemelt témánk

Feliratkozás


Eseménynaptár

előző hónapkövetkező hónap
50_Frameweb.jpg
Forrás: ITB

Az alkalmazottak munkavégzési szokásainak feltérképezése nélkül kialakított nyitott munkavégzési terek a produktivitás és az együttműködés gyilkosai lehetnek. A jó nyílt iroda a vállalat tevékenységen alapszik, ehhez pedig szükséges a HR-osztály támogatása, a felső vezetők stratégiai elképzelésének megismerése és a megfelelő technológia biztosítása.

Életem első munkahelye egy vidéki város napilapjának szerkesztősége volt, ahol a 2000-es évek elején a felújítás arra is ürügyet szolgáltatott, hogy a kis helyiségeket egybenyissák, és egy nagy nyílt iroda alakuljon ki. Ekkor már nem dolgoztam ott, a későbbi nyári munkáim során azonban feszengve találtam a helyem az interjúk során az új nyitott irodában.

 

Nyílt iroda = csökkenő produktivitás?

Persze nem vagyok egyedül az open office felett érzett szorongásommal. A nyitott iroda nem való mindenkinek, hiszen van, aki nem érzi jól magát a magánszférát szinte sértő átlátszóságban. Egy, a Harvard Business School által támogatott tanulmány szerint a nyílt irodáknak nemhogy produktivitás növelő, hanem éppen ellenkezőleg, hatékonyságot csökkentő hatásuk van. A kutatást két, a Fortune 500-as listán szereplő vállalatnál végezték, ahol a kis, falakkal körbevett kockahelyiségekből nyílt teret varázsoltak. A dolgozók viselkedését a nyakukban hordott érzékelővel figyelték. Az előzetes várakozással ellentétben a nyílt terek nem ösztönözték a szemtől szembeni kommunikációt, sőt azok mennyisége csökkent. Az első kutatásban megvizsgált 52 alkalmazott esetében a szemtől szembeni interakció mennyisége 72 százalékkal csökkent. Míg a nyílt iroda előtti időkben a munkatársak 5,8 alkalommal beszéltek egymással személyesen egy munkanapon, az open office bevezetése után ez a szám 1,7-re csökkent. A személyes kommunikáció helyét az elektronikus csatornák vették át: a kiküldött e-mailek száma 56 százalékkal, míg az azonnali üzenetek száma 67 százalékkal nőtt.

A kutatók a teljesítményváltozást nem mérték, de a belső teljesítménymérő-rendszer adatai szerint az átalakítás után kimutathatóan csökkent a teljesítmény. Ez egyértelműen annak tulajdonítható, hogy az alkalmazottak a szemtől szembeni találkozókat e-mailellel helyettesítették, amelyeket nehezebb feldolgozni. A nyílt terek arra ösztönözték a kollégákat, hogy előbb megnézték, hogy a helyén van-e az adott kolléga, akivel beszélni szeretnének, és ha ott látták őt a gépe előtt, akkor inkább egy üzenetet írtak neki, mintsem elsétáltak volna hozzá.

Növelik a teljesítményt az irodák?

Az alkalmazottak felhasználói élményének mérésével foglalkozó Leesman hétéves adatokat összesített egy 276 ezer alkalmazott véleményét tartalmazó kutatásban. A válaszadók 57 százaléka szerint munkahelyük növeli a termelékenységüket, 28 százalékuk szerint nem, a fennmaradó 15 százalék pedig semleges álláspontot vall. A két egymással szembenálló csoport okait is megvizsgálták. Kiderült, hogy a magukat produktívnak tartók irodáiban a kreatív gondolkodást, az olvasást és az irodai egyéni fókuszált munkát egyértelműen támogatják. Ugyanakkor a két kategória között nagy különbség volt a munkaállomások közötti hely, az elválasztók megléte és a zajszint tekintetében. Vagyis a produktivitás percepcióját az befolyásolta legjobban, hogy az adott munkahely mennyire képes támogatni az egyéni munkavégzést a kollaboráció kárára. Az is fontos eredmény, hogy egyes munkahelyek kialakításakor nagyobb hangsúlyt helyeztek a kreativitás és az együttműködés elősegítésére, az egyéni fókuszált munka kárára.

 

Összefogással jó irodát tervezhetünk

A rosszul megtervezett nyílt irodák valóban a kollaboráció ellenségei. A belsőépítész egyedül kevés ahhoz, hogy élhető irodát alakítson ki, szükség van a vállalat, a technológia, az emberek és a HR-osztály összefogására – mondja Pásztor Zsigmond, a Blue Business vezető tervezője. A nyílt iroda olyan gyűjtőfogalom, mely a jól és rosszul megtervezett munkatereket is magában foglalja, és nemcsak annyit jelent, hogy az eddig külön irodában dolgozó 70 könyvelőt és 40 programozót egy légtérbe tereljük. A munkavégzés alapján a jó nyílt irodák az „activity based workplace” elv alapján formálódnak, vagyis a vállalati tevékenység, a kollaboráció az alapjuk.

A tervezőiroda feladata előzetesen feltérképezni, hogyan is dolgozik az adott cég – mindezt worshopok vagy online kérdőívek segítségével. A felső vezetés szemszögéből fontos megtudni, milyen stratégiai eszközként gondol az irodára, milyen prioritásokat tartanak szem előtt. A középvezetők szempontjából érdemes felmérni, melyik csoport kivel dolgozik együtt, mennyi ideig vannak a fókuszált munkavégzésben, vagy tipikusan olyan feladatokat látnak-e el, amelyeknél nem zavarja őket a háttérzaj. Azt is érdemes felmérni, ki mennyit dolgozik együtt a többiekkel, és hogy ez a kollaboráció személyes kapcsolatokon keresztül vagy telefonon, interneten történik-e.

 

Nem árt néha elvonulni

A fókuszált munka elvégzésére biztosítani kell azt a teret, ahová el tud vonulni az adott dolgozó. Ennek helyét körültekintően kell kiválasztani: nem lehet a frekventált útvonalak mellett, étkező közelében, recepció mellett. A megfelelő technológia biztosítására is szükség van – hiába az elvonuló szoba, ha a munkaadó PC-ket ad az irodai dolgozóknak. A középvezetőket is meg kell nyerni az új kialakítású irodához. Az a középvezető, aki korábban szeparált irodában dolgozott, rosszul élheti meg, hogy kiültetik beosztottjai közé. Elképzelhető, hogy a fókuszált munka végzésére kialakított irodába költözik be, így azok nem tudják használni, akinek ténylegesen szükségük lenne rá. (A HR osztály sokat tehet az ügy érdekében a megfelelő etikett és munkahelyi szabályok kialakításával.)

Nem lehet csak a divat hatására bármilyen jellegű irodai felépítés mellett dönteni – mondja Fodor Dániel, Az Év Irodája verseny főszervezője, aki több száz irodát látogatott meg a program apropóján. Szerinte a nyitott iroda nem az ellenségünk, de azzá tud válni, ha ráerőltetjük a dolgozókra. Ezért ésszel kell kialakítani az irodákat, például kell olyan helyeket is biztosítani, ahová – ha szükséges – el tudnak vonulni a dolgozók, ahol egymagukban, elmélyülten dolgozhatnak egy-egy feladaton, ha éppen erre vágynak.

Karrierszkenner

Kíváncsi, hol dolgozik egykori kollégája, üzleti partnere?
Szeretné, ha az ön karrierjéről is hírt adnánk?

Böngésszen és regisztráljon!

Jelenleg 2074 személy szerepel adatbázisunkban.
Az utolsó regisztrált:Németh Péter

A legkeresettebb emberek:

Cégszkenner

Melyek az ict-iparág legfontosabb cégei?
Melyek a fontosabb felhasználók más iparágakból?

Regisztrálja cégét Ön is!

Jelenleg 4964 cég szerepel adatbázisunkban.
Az utolsó regisztrált:ADAPTO Solutions Kft.

A legkeresettebb cégek: