Munkaerő-fejlesztés

36_analyzing-workplace-productivity-problems.jpg
Forrás: ITB
Minél egyszerűbb, annál nehezebb

Nyolc tipp a munkahelyi hatékonyság növelésére

Úgy érzi, hiába igyekszik a munkahelyen, teljesítménye elmarad a kollégáitól? Vagy csak egyszerűen unja, hogy minden ugyanolyan lassan és unalmasan halad a feladatokkal? Nincs két egyforma nap a munkahelyen. Van, amikor ólomlassúsággal telik az idő, máskor meg csak úgy peregnek a percek. A hatékony munkavégzés tanulható, ehhez adunk tippeket összeállításunkban.

1. Keljünk időben, törődjünk magunkkal! A kora reggeli futást vagy edzést semmi sem tudja helyettesíteni, a reggeli adrenalin löket estig kitart. A reggeli mozgás végén ne feledkezzünk meg a bőséges reggeliről, amikor még mindig nem olvasunk emaileket, hanem beszélgetünk, lazítunk. Ha kellőképpen felkészítjük testünket, az egész nap támogatja minden döntésünket és tettünket.

2. Összpontosítsunk a magas értékű feladatokra! Rengeteg olyan napot tudhatunk magunk mögött, amikor visszanézve azt sem tudjuk, hogy min dolgoztunk egész nap és mit értünk el, pedig a nap végén hulla fáradtak vagyunk. Nyilván, minden beosztásban, még a vezetőnek is vannak repetitív és alantas feladatai, melyet neki kell elvégeznie minden egyes nap. Figyeljünk arra is, hogy olyannal is végezzünk, melynek magas az értéke, közelebb visz célunkhoz. Ezeket a célokat pontosak határozzuk meg, kategorizáljuk őket, majd egyenként pipáljuk ki őket. Meglátjuk, motiváltságunk szinten tartásában is sokat segít.

3. Csak öt perc munka! Vannak olyan napok, amikor az eszünk tudja, hogy a feladatot el kell végezni, de szinte fizikai fájdalmat érzünk már a munka gondolatára is. Holott a valóságban csak a feladat elkezdése nehéz, ha már belemelegedtünk, szinte észrevétlenül megyünk tovább. Ha úgy érezzük, nehezen indul be a munka, akkor alkudozzunk kicsit magunkkal: mondjuk, hogy csak öt percet dolgozunk, és azután szünetet tarthatunk. Meglátjuk, az esetek 99 százalékában csak a kezdő lökés hiányzott, észre sem vesszük, ahogy eltelt a másfél óra. De az is előfordulhat, hogy öt perc elég a teljes feladat elvégzésére.

4. Kezdjük a kellemetlen feladattal a napot! Minden szakmának megvan az az egy feladata, melyre undorral gondolunk nap mint nap, és legszívesebben a kukába dobnánk, de nem tehetjük. Ezért, amennyire csak lehet, halasztjuk, magunk előtt tologatjuk az elvégzését. A sürgős és fontos feladatok közül azonban épp ezt a kellemetlen feladatot válasszuk ki a reggeli munka indításához, még ha ez ellen minden egyes porcikánk tiltakozik is. Reggel frissebbek, kreatívabbak vagyunk, több türelmünk van apróságokkal bíbelődni. Ha megoldottuk a kellemetlen feladatot, akkor felszabadulunk, és a többi, kellemes(ebb) problémát szinte jutalomként megélve oldjuk meg pillanatok alatt.

5. Kétszer ne foglalkozzunk ugyanazzal a dologgal! A hatékonyan dolgozó emberek semmit sem tesznek várólistára, mert tudják, ha kétszer foglalkozunk ugyanazzal a dologgal, akkor sok időnk elmegy rá. Ne azzal töltsük az időt, hogy megjelöljük fontosnak az emailt, vagy írunk egy emlékeztetőt, hogy hívjunk fel valakit. Ha a levél fontos számunkra, akkor foglalkozzunk vele, végezzük el a feladatot, válaszoljuk meg, delegáljuk a feladatot vagy ha olyan, akkor dobjuk a kukába. Ugyanez érvényes a telefonhívásra is, ne halogassuk, csörögjünk rá arra a fontos emberre, akivel beszélni szeretnénk.

6. Tartsunk kevesebb értekezletet! A lehetőségekhez mérten csökkentsük az értekezletek számát, nagyon sok dolgot kollaborativ munkafelületen vagy pár telefonhívással hatékonyabban el lehet intézni. Ha az adott megbeszélés nem szolgálja a vállalati vagy szakmai célunkat, akkor mindenképp halasszuk el. Ha úgy látjuk, hogy a megbeszélés halaszthatatlan, akkor egy kényelmes székek nélküli terembe szervezzük: a kényelmetlen álldogálás mindenkit arra kényszerít, hogy gyorsak és hatékonyak legyenek. A lehetőségekhez mérten rövidre szabott találkozót zárjuk konkrét feladatok kiosztásával, melyek elvégzésére konkrét határidőt is adjunk meg. A megbeszélés végén azonnal szánjunk 10 percet feladataink lejegyzésére – ekkor pontosabban le tudjuk jegyezni a dolgokat.

7. Kevés megszakítással dolgozzunk, egy feladaton! Kapcsoljuk ki az azonnali üzenetek, az emailekről, a közösségi médián érkező történésekről szóló értesítéseket, hogy megszakítás nélkül tudjuk végezni munkánkat. Állítsuk be „elfoglaltra” státuszunkat, hogy legalább egy ideig ne zavarjanak. Az állandó megszakítás miatt nem alakul ki a flow állapota, amikor szinte észrevétlenül, hatékonyan végzünk feladatainkkal. És nyugodjunk meg, a multitasking mítosz, még a Z generációs munkavállalók sem képesek egyszerre több dologgal foglalkozni, több feladatra összpontosítani.

8. Készítsük elő másnapra a feladatokat! Minden nap a munka végén szánjunk tíz percet a következő nap előkészítésére. Gondoljuk át, mivel kellene kezdeni a napot, ehhez keressük ki, készítsük elő a releváns dokumentumokat. Állítsunk össze egy priorizált tennivaló-listát másnapra, mindezt írjuk le egy papírra, tegyük billentyűzetünkre, így másnap elsőként ezt vesszük észre. A feladatokat kategorizáljuk fontosság és sürgősség szerint. Kezdjük a fontos és sürgős feladatok megoldásával, majd fokozatosan haladjunk a se nem fontos, se nem sürgősek felé.

+1 Értékeljünk a hét végén

A napi feladatok sűrűjében nem mindig jut idő átgondolni, mi mindent tudhatunk magunk mögött, milyen problémákat oldottunk meg. Nem meglepő, hogy esténként kavargó gondolatunkkal a fejünkben fekszünk le. Aludni sem tudunk a sok feldolgozatlan kérdéstől, mikor a stressz és a határidők az előttünk álló feladatokra tolják állandóan figyelmünket. Legalább hétvégén, péntek délután tekintsünk vissza arra, hogy milyen feladatokat oldottunk meg azon a héten. Ebben a naptárunk nagyon sokat segít. Szó szerint nyomtassuk ki heti napirendünket, majd minden egyes bejegyzésnél tegyünk fel három kérdést: Elértem, amit terveztem? Személyesen ott kellett lennem ezen a megbeszélésen? Hogyan tudtam volna mindezt megoldani gyorsabban? Ezzel a taktikával könnyen eldönthetjük, hogy valóban okosan menedzseljük, hatékonyan töltjük-e az időnket.