Munkerőpiac

50_Frameweb.jpg
Forrás: ITB
Nyitott iroda is lehet jó iroda

A kollaboráció gyilkosa a rosszul megtervezett iroda

Az alkalmazottak munkavégzési szokásainak feltérképezése nélkül kialakított nyitott munkavégzési terek a produktivitás és az együttműködés gyilkosai lehetnek. A jó nyílt iroda a vállalat tevékenységen alapszik, ehhez pedig szükséges a HR-osztály támogatása, a felső vezetők stratégiai elképzelésének megismerése és a megfelelő technológia biztosítása.

Életem első munkahelye egy vidéki város napilapjának szerkesztősége volt, ahol a 2000-es évek elején a felújítás arra is ürügyet szolgáltatott, hogy a kis helyiségeket egybenyissák, és egy nagy nyílt iroda alakuljon ki. Ekkor már nem dolgoztam ott, a későbbi nyári munkáim során azonban feszengve találtam a helyem az interjúk során az új nyitott irodában.

 

Nyílt iroda = csökkenő produktivitás?

Persze nem vagyok egyedül az open office felett érzett szorongásommal. A nyitott iroda nem való mindenkinek, hiszen van, aki nem érzi jól magát a magánszférát szinte sértő átlátszóságban. Egy, a Harvard Business School által támogatott tanulmány szerint a nyílt irodáknak nemhogy produktivitás növelő, hanem éppen ellenkezőleg, hatékonyságot csökkentő hatásuk van. A kutatást két, a Fortune 500-as listán szereplő vállalatnál végezték, ahol a kis, falakkal körbevett kockahelyiségekből nyílt teret varázsoltak. A dolgozók viselkedését a nyakukban hordott érzékelővel figyelték. Az előzetes várakozással ellentétben a nyílt terek nem ösztönözték a szemtől szembeni kommunikációt, sőt azok mennyisége csökkent. Az első kutatásban megvizsgált 52 alkalmazott esetében a szemtől szembeni interakció mennyisége 72 százalékkal csökkent. Míg a nyílt iroda előtti időkben a munkatársak 5,8 alkalommal beszéltek egymással személyesen egy munkanapon, az open office bevezetése után ez a szám 1,7-re csökkent. A személyes kommunikáció helyét az elektronikus csatornák vették át: a kiküldött e-mailek száma 56 százalékkal, míg az azonnali üzenetek száma 67 százalékkal nőtt.

A kutatók a teljesítményváltozást nem mérték, de a belső teljesítménymérő-rendszer adatai szerint az átalakítás után kimutathatóan csökkent a teljesítmény. Ez egyértelműen annak tulajdonítható, hogy az alkalmazottak a szemtől szembeni találkozókat e-mailellel helyettesítették, amelyeket nehezebb feldolgozni. A nyílt terek arra ösztönözték a kollégákat, hogy előbb megnézték, hogy a helyén van-e az adott kolléga, akivel beszélni szeretnének, és ha ott látták őt a gépe előtt, akkor inkább egy üzenetet írtak neki, mintsem elsétáltak volna hozzá.

Növelik a teljesítményt az irodák?

Az alkalmazottak felhasználói élményének mérésével foglalkozó Leesman hétéves adatokat összesített egy 276 ezer alkalmazott véleményét tartalmazó kutatásban. A válaszadók 57 százaléka szerint munkahelyük növeli a termelékenységüket, 28 százalékuk szerint nem, a fennmaradó 15 százalék pedig semleges álláspontot vall. A két egymással szembenálló csoport okait is megvizsgálták. Kiderült, hogy a magukat produktívnak tartók irodáiban a kreatív gondolkodást, az olvasást és az irodai egyéni fókuszált munkát egyértelműen támogatják. Ugyanakkor a két kategória között nagy különbség volt a munkaállomások közötti hely, az elválasztók megléte és a zajszint tekintetében. Vagyis a produktivitás percepcióját az befolyásolta legjobban, hogy az adott munkahely mennyire képes támogatni az egyéni munkavégzést a kollaboráció kárára. Az is fontos eredmény, hogy egyes munkahelyek kialakításakor nagyobb hangsúlyt helyeztek a kreativitás és az együttműködés elősegítésére, az egyéni fókuszált munka kárára.

 

Összefogással jó irodát tervezhetünk

A rosszul megtervezett nyílt irodák valóban a kollaboráció ellenségei. A belsőépítész egyedül kevés ahhoz, hogy élhető irodát alakítson ki, szükség van a vállalat, a technológia, az emberek és a HR-osztály összefogására – mondja Pásztor Zsigmond, a Blue Business vezető tervezője. A nyílt iroda olyan gyűjtőfogalom, mely a jól és rosszul megtervezett munkatereket is magában foglalja, és nemcsak annyit jelent, hogy az eddig külön irodában dolgozó 70 könyvelőt és 40 programozót egy légtérbe tereljük. A munkavégzés alapján a jó nyílt irodák az „activity based workplace” elv alapján formálódnak, vagyis a vállalati tevékenység, a kollaboráció az alapjuk.

A tervezőiroda feladata előzetesen feltérképezni, hogyan is dolgozik az adott cég – mindezt worshopok vagy online kérdőívek segítségével. A felső vezetés szemszögéből fontos megtudni, milyen stratégiai eszközként gondol az irodára, milyen prioritásokat tartanak szem előtt. A középvezetők szempontjából érdemes felmérni, melyik csoport kivel dolgozik együtt, mennyi ideig vannak a fókuszált munkavégzésben, vagy tipikusan olyan feladatokat látnak-e el, amelyeknél nem zavarja őket a háttérzaj. Azt is érdemes felmérni, ki mennyit dolgozik együtt a többiekkel, és hogy ez a kollaboráció személyes kapcsolatokon keresztül vagy telefonon, interneten történik-e.

 

Nem árt néha elvonulni

A fókuszált munka elvégzésére biztosítani kell azt a teret, ahová el tud vonulni az adott dolgozó. Ennek helyét körültekintően kell kiválasztani: nem lehet a frekventált útvonalak mellett, étkező közelében, recepció mellett. A megfelelő technológia biztosítására is szükség van – hiába az elvonuló szoba, ha a munkaadó PC-ket ad az irodai dolgozóknak. A középvezetőket is meg kell nyerni az új kialakítású irodához. Az a középvezető, aki korábban szeparált irodában dolgozott, rosszul élheti meg, hogy kiültetik beosztottjai közé. Elképzelhető, hogy a fókuszált munka végzésére kialakított irodába költözik be, így azok nem tudják használni, akinek ténylegesen szükségük lenne rá. (A HR osztály sokat tehet az ügy érdekében a megfelelő etikett és munkahelyi szabályok kialakításával.)

Nem lehet csak a divat hatására bármilyen jellegű irodai felépítés mellett dönteni – mondja Fodor Dániel, Az Év Irodája verseny főszervezője, aki több száz irodát látogatott meg a program apropóján. Szerinte a nyitott iroda nem az ellenségünk, de azzá tud válni, ha ráerőltetjük a dolgozókra. Ezért ésszel kell kialakítani az irodákat, például kell olyan helyeket is biztosítani, ahová – ha szükséges – el tudnak vonulni a dolgozók, ahol egymagukban, elmélyülten dolgozhatnak egy-egy feladaton, ha éppen erre vágynak.