Highway

Fodor Andrea, Projektcoach Consulting
Fodor Andrea, Projektcoach Consulting
Forrás: ITB
Projektmenedzsment és üzleti elemzési trendek – milyen irányba változtathatja ezeket egy lehetséges válság?

A koronavírus a projektmenedzsment és üzleti elemzési folyamatokat sem hagyja érintetlenül

Válsághelyzet esetén nemcsak erőforrásból, hanem költségkeretből is egyre kevesebb áll rendelkezésre, a valódi probléma beazonosítása pedig bizonyos cégek esetében életmentő lehet. Számtalan tartópillér dőlhet össze, és épülhet azok helyére egy frissebb, jobb, tartósabb elem. Mely projektmenedzsment- és üzletelemzési trendek tűnhetnek el, és melyek erősödhetnek meg? Ennek jártunk utána a Projektcoach Consulting ügyvezetőjével.

A szervezetek általában egy IT-megoldástól remélik az előrelépést a valós üzleti helyzet és a megoldási alternatívák elemzése helyett. „10-ből 9 magyarországi szervezet nem él az üzleti adatokra épülő elemzéssel döntéselőkészítés előtt, még akkor sem, ha az információk rendelkezésre állnak. Ezáltal jó és értékes, sok esetben olcsóbb, vagy jobb megoldási alternatíváktól esnek el”, mondta Fodor Andrea, a Projektcoach Consulting ügyvezetője.

Egy válsághelyzetben a trend, amely az üzleti elemzésre épülő döntéshozatalt helyezi a fókuszba nagyon felerősödhet, mert ezáltal az kerül előnybe, aki képes a leghatékonyabban, tehát egységnyi költséggel a legnagyobb eredményt előállítani. A projekt sikert ma már az jelenti, ha sikerül elérni azt az üzleti eredményt, amiért a projektet létrehozták. Ehhez a szemléletnek is változnia kell.

 

Nem a projektek, hanem projektportfólió menedzselésén van a hangsúly

Probléma, hogy a cégek csak a projektek, és nem a teljes portfólió menedzselésére koncentrálnak, és jellemző az erőforráspazarló munkavégzés. Ehhez kapcsolódik az a trend, amelynek mentén az üzletieredmény-fókusznak nemcsak projekt-, hanem portfólió szinten is meg kell jelennie. Itt a hangsúly az erőforrások – válság esetén a költségek – jobb kihasználása felé tolódik, hogy a rendelkezésre álló kapacitást, vagy költségkeretet az üzletileg legfontosabb feladatokra fordítsuk. Ennek jelentkeznie kell mind a projektportfólió-, mind a követelménymenedzsment priorizálási és kiválasztási szempontjainál.

„A kialakult járványhelyzet sok céget kimozdított a komfortzónájából, napok alatt kellett olyan folyamatokat kialakítani, amelyek korábban elképzelhetetlennek tűntek. E tapasztalatok felhasználásával átalakul a jövőbeni munkavégzés, felgyorsulhat a digitalizáció. A projektportfóliók gyökeresen átalakulnak, egyes projekteket leállítanak, ugyanakkor nagy számban indulnak majd a sebtében összerakott folyamatok optimalizációját, hatékonyságnövelését és költségcsökkentését célzó digitalizációs projektek. Előtérbe kerül a szorosabb kontroll mind a költség, mind az idő, mind a megcélzott üzleti eredmény tekintetében”, mondta Fodor Andrea.

 

Egyre rövidebbek a projektek, előretör az agilitás

Szintén általános jelenség, hogy a cégek a projekt-módszertantól várják a megoldást, de nem teszik magukévá a szemléletmódot, ami nem szerencsés. Erre adott választ az agilis módszertan, amely az évek alatt komoly trenddé nőtt, mert a gyorsan változó piaci környezetben a túl sokáig implementált megoldások üzleti indoka elévül.

„Akár agilis módszertannal dolgozunk, akár nem, egyre rövidebb idő alatt kell megoldani a felmerülő üzleti problémákat. Rövidebb időszakaszt látunk előre, ezáltal jobban kell darabolni, amihez elengedhetetlen a valódi üzleti probléma pontos beazonosítása és a fókusztartás. A projektek megközelítését nem a módszertanok, hanem a projektek karakterisztikája határozza meg, a rendelkezésre álló információkat elemezni kell, ha elérhetőek, és kis lépésekkel kell próbálni a megszerzésüket, ha nem elérhetőek”, hangsúlyozta az ügyvezető.

Ez a trend a válság elmélyülésével csak erősödni fog. A válság nyertesei azok a cégek lesznek, amelyek a leggyorsabban tudnak reagálni a megváltozott üzleti igényekre, körülményekre, és ismerik az ügyfeleik viselkedését, valamint az üzletük logikáját.

 

Az üzleti elemzői szakma népszerűségének növekedése töretlen

Az üzleti elemző munkakörben dolgozó kollégáknak sokszor nincs hatásköre ahhoz, hogy a legnagyobb értéket tudják megteremteni a szervezet számára. Nagy az elégedetlenség, de nincsenek elvárások és standardok a működésre, ami érthetően komoly nehézségeket szül.

„Jól látható trend rajzolódott ki válaszul a fenti tapasztalásokra. Egyre több a business analyst, és egyre többen végeznek üzleti elemzőként valódi business analyst tevékenységet, függetlenül attól, hogy üzleti vagy IT-oldalon foglalkoztatják őket. Egyre nagyobb igény mutatkozik a jól képzett szakemberekre”, mondta Fodor Andrea.

„Azok a szervezetek jönnek majd ki jól a válságból, amelyek arra koncentrálnak, hogy ne indítsanak olyan projektet, illetve ne fordítsanak erőforrást olyan követelményre, amely nem jelent üzleti értéket a cég számára. Ehhez pedig elemzés, az elemzéshez jó és képzett üzleti elemző szakemberek kellenek”, foglalta össze a szakember.

 

Egyre nagyobb a hangsúly a követelményelemzésen és a módszertanon

A legtöbb szervezet az üzleti területektől várja az üzleti követelmények összeállítását. „Azt tapasztaljuk, hogy a jelentős fluktuáció miatt egyre kevesebb üzleti szakértő képes átlátni és prezentálni a jelenlegi folyamatokat és működést, ami problémaként jelenik meg a mindennapi működésben”, mondta Fodor Andrea.

Ami a trendet illeti, egyre több üzleti és háttérterület érintett az üzleti folyamatokban. Az üzleti oldal egyre inkább csak információforrásként szolgál, emiatt nagyobb a teher a business analysteken, gyakorlatilag információmorzsákból kell összerakniuk a teljes képet. Ezért nem mindegy, hogyan gyűjtik, elemzik és dokumentálják a követelményeket. Ha az üzleti területek képesek lennének az üzleti követelmények minőségi előállítására, az üzleti elemzői szakma nem jött volna létre.

„A válsággal járó leépítés, a folyamatok racionalizálása csak erősíteni fogja azt a trendet, hogy a business analystek nem fogják készen kapni a követelményeket, hanem nagyon sok munkával kell rendszerezniük és elemezniük a kapott információkat. Ehhez jó szakemberek és jó technikák kellenek”, mondta a Projektcoach Consulting ügyvezetője.

 

Újabb és újabb technológiák megjelenése

Nem várható el, hogy a business analyst átlássa és megértse az összes rendelkezésre álló technológiát. Ez pedig problémaként jelentkezik a cégeknél, nem tényként. A soron következő trend hangsúlya egyre inkább a technológiafüggetlen üzleti követelmények pontos összegyűjtésén és megfogalmazásán van. A követelmények és a megoldás egyre inkább elválik egymástól. Ez ismételten elengedhetetlenné teszi a helyes módszertan kialakítását.

„Ennek a válságállósága úgy mérhető, hogy ha a követelmények megoldásfüggetlenek, üzleti és nem technikai igényeket fogalmaznak meg, több megoldási alternatíva is felmerülhet, amelyeket költséghatékonysági szempontból lehet értékelni, ezáltal lehetőség nyílik a megoldások olcsóbbá tételére az üzleti eredmények veszélyeztetése nélkül”, zárta gondolatait Fodor Andrea.