Highway

Beda Bernadett és Baranyai Zsolt, itelligence Hungary
Beda Bernadett és Baranyai Zsolt, itelligence Hungary
Forrás: ITB
Digitalizált számlázás és HR

Papírok nélkül

A digitalizáció egészen kézzelfogható dolgokban is megnyilvánulhat. Például a bejövő számlák adatait nem kell kézzel rögzíteni, vagy a dolgozók maguk intézik az ügyeiket a HR-rendszerben. Az októberi ITB Clubon mindkettőre láttunk példát.

2021. január 1-jén ismét bővül az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség a NAV felé. A számlák adatait – értékhatártól függetlenül – akkor is be kell küldeni, ha azokat magánszemélynek vagy nem magyarországi adóalanynak állították ki. A változás elsősorban azokat a vállalkozásokat érinti, amelyek ügyfelei között sok a magánszemély – ide tartoznak például a közmű- és távközkési szolgáltatók, de a nagy webáruházak is.

 

Kézben tartott folyamat

Az online számlaadat-szolgáltatás folyamata meglehetősen bonyolult, soklépcsős eljárás, amelynek megfelelő informatikai támogatása kritikus fontosságú, mondta Baranyai Zsolt, az itelligence Hungary IT Services üzletágának vezetője. Az adatszolgáltatásnak gyakorlatilag azonnalinak kell lennie, és ugyan a NAV a küldemény befogásáról küld egy tranzakcióazonosítót, a feldolgozás sikerességéről már az adózónak kell meggyőződnie. „Monitorozni szükséges az egész folyamatot”, hangsúlyozta Baranyai Zsolt. „Nem elég előállítani és beküldeni a számlaadatokat, a visszakapott azonosítót tárolni kell, időnként le kell kérdezni a státuszát, és ha valami gond van, újra ki kell állítani a számlát vagy el kell készíteni az XML-t.”

Ilyen megoldást fejlesztett ki az itelligence Hungary is, it.NavBox néven, elsősorban SAP-rendszerekhez. Természetesen az SAP is kínál megoldást az online számlaadat-szolgáltatásra (ez a Document Compliance), amely azonban nem feltétlenül felel meg minden felhasználó igényének. Egyrészt kizárólag felhő alapú kommunikációt biztosít a NAV felé (és nem minden cég bízza szívesen a számlaadatokat a felhőre), másrészt a licenc ára a feldolgozott számlák mennyiségétől függ.

 

Két opció

Az it.NavBox két lépcsőben tudja kiváltani az SAP hasonló rendszerét. Ha az ügyfél úgy gondolja, megtarthatja az SAP Document Compliance-t, amely előállítja az XML-állományokat, és átadja azokat az it.NavBox kommunikációs moduljának. Az ügyfél adatközpontjában működő kommunikációs megoldás gondoskodik a NAV-kapcsolat felépítéséről, majd a titkosított csatornán továbbítja az adatokat, utána pedig lekéri, fogadja és kezeli a visszakapott státuskódokat. A kommunikációs modul nemcsak az SAP számlázórendszerével használható – bármilyen vállalatirányítási szoftverhez illeszthető, ha az elő tudja állítani az XML-állományokat.


Ugyanakkor az it.NavBox-nak van egy olyan modulja is, amely kiegészítő (add-on) fejlesztésként mintegy „beül” az SAP számlázó rendszerébe és gondoskodik a megfelelő számlaadatok összegyűjtéséről és a kommunikációs modul felé történő továbbításáról. Licencének ára független a számlák darabszámától, említett egy lényeges különbséget Baranyai Zsolt.

A szakember arra is felhívta a figyelmet, hogy a bekért adatok alapján a NAV különféle szolgáltatásokat is kínál az adózóknak. A partnerek által beküldött számlákat le lehet kérdezni, és az így kapott XML-állományok alapját képezhetik a bejövő számlák feldolgozásának, hiszen minden szükséges adatot tartalmaznak. Így nem lesz szükség a kézi vagy OCR alapú számlafeldolgozásra.

 

HR felhő alapokon

A számlázással kapcsolatos feladatok automatizálásban rejlő lehetőségeket már számos vállalat felismerte, ugyanakkor a HR-folyamatok digitalizáltsága a legtöbb helyen jóval alacsonyabb szintű. Pedig a HR-tevékenységek egyszerűsítésére is létezik könnyen használatba vehető megoldás.

Az SAP SuccessFactors nevű, felhő alapú HR-rendszere a világ legnagyobb ilyen jellegű megoldása: világszerte 130 millió felhasználója van, akiknek adatait a világ 12 országának 18 adatközpontjában menedzselik – mondta Beda Bernadett, az itelligence Hungary Human Capital Management tanácsadója. (Érdekesség, hogy ezt a felhőt Budapestről üzemeltetik.) A magyar (és más EU-s országbeli) adatok a GDPR-nak megfelelően nem hagyják el az EU területét, azokat a németországi és a hollandiai adatközpontokban kezelik.

Rajtra készen

A SuccessFactors bevezethető hagyományos módon, „zöldmezős beruházásként”, mint bármilyen SAP-modul. Ugyanakkor az itelligence Hungary elkészítette ennek előre konfigurált változatát, az it.ready2run-t. Ez nagyjából 95 százalékig készen van, a maradék 5 százalékot lehet benne teste szabni, magyarázta Beda Bernadett. Tartalmaz mindent, amire egy vállalatnak a sikeres HR-működéshez szüksége lehet, beleértve magát a HR-stratégiát is. Előnye, hogy jóval rövidebb idő alatt és kisebb költséggel vezethető be. Ugyanakkor nemcsak kisebb vállalkozásoknak felelhet meg: az itelligence Hungary már 130 ügyfélnek adta el szerte a világon, és ezek között van olyan, amely 40 országban 35 ezer munkavállalót foglalkoztat.

A moduláris felépítésű (és így részenként is bevezethető) SuccessFactors számtalan módon segíti a HR digitalizációját. Alapját az Employee Central modul jelenti – ebben tárolják a törzsadatokat, amelyekhez aztán az összes többi modul is hozzáfér. Így minden adatot csak egyszer kell felvinni és egy helyen kell tárolni. Minden dolgozó látja a rá vonatkozó adatokat, és kezdeményezheti is azok megváltoztatását, például költözés vagy házasság esetén. Ugyanakkor a SuccessFactors funkcionális moduljai az Employee Central nélkül is működnek, ha egy vállalat meg akarja tartani saját törzsadat-kezelő rendszerét.

 

Végigkövetett karrier

A funkcionális modulok a toborzástól az utódlásig végigkísérik a dolgozókat. A toborzás modul a pályáztatás folyamatát viszi végig, és ezen belül történik az interjúztatás megszervezése és a jelöltekkel való levelezés is. Mindeközben a vezetők számára is elérhető minden lényeges információ. A rendszer megnyitható a fejvadászok felé, illetve kialakítható benne egy, a külvilágnak szóló, többféle eszközre optimalizált karrieroldal is. A felvett jelöltekről az Onboarding modul gondoskodik, ahol az új belépők elektronikusan megadhatják adataikat, megkaphatják a munkájukhoz szükséges információkat és találkozhatnak a többi újonccal. Minden arra irányul itt, mondta Beda Bernadett, hogy csökkentsék a kezdeti időszak lemorzsolódását.

Külön modulok foglalkoznak a képzésekkel és a teljesítményértékeléssel. Az előbbi területen nem csak az tekinthető át, hogy ki milyen képzésen vett részt, hanem a rendszer azt is jelzi, ha időszerűvé válik egy-egy kötelező képzés elvégzése. A modul alkalmas a belső képzések levezénylésére is. A teljesítményértékelés modul többféle módszert is támogat, a hagyományos mellett a 360 fokos értékelést, de például az agilis működésnél alkalmazott folyamatos teljesítményértékelést is. Különlegesség a kalibrálási lehetőség, amellyel a vezetői értékelésekből szűrhetők ki az egyéni elfogultságok.

Beda Bernadett kiemelte az Utódlás modult. Az utódlás sokszor „mostohagyerek” a HR-ben, mert erre már nem marad energia a napi rutin mellett. A SuccessFactors modulja lehetővé teszi a kulcspozíciók és a lehetséges utódok felmérését, valamint annak meghatározását, hogy ki, mennyi idő múlva és milyen képzéseket elvégezve tudná betölteni az adott pozíciót. Ha pedig nincs senki, mehet az üzenet a Toborzás modulnak.