Munkaerő-fejlesztés

34_mckinsey.jpg
Forrás: ITB
A jó vezető delegál, nem maga végzi a munkát

Merjük delegálni a munkát!

A jó vezető feladatai közé tartozik az olyan munkakörnyezetet kialakítása, ahol delegálni tudja a feladatokat a kollégáinak, tudván, hogy minőségi munkát végeznek. Ezzel fejlődési lehetőséget is biztosít a munkatársak számára, akiknek jól kell definiálni az elvégzendő feladatokat a mikromenedzselés helyett.

A munka delegálásának késleltetése (vagy netán annak teljes hiánya) már a delegálás fogalmának félreértésekor keletkezik. A munka és a felelősség kiosztása nem arról szól, hogy a vezető (legyen a top menedzsment része vagy középvezető) elveszti az ellenőrzést, a felügyeletét a csapat tevékenysége felett. A rossz vezetők bináris lehetőségként tekintenek a munka delegálására: vagy náluk van minden létező tevékenység, vagy kiadják azokat a kezünkből. Ha ilyen „kockán” fogják fel a dolgot, akkor a munka és az ezzel járó döntés átengedése másoknak valóban félelmet kelthet bennük.

 

Törjük meg az ördögi kört!

Ezzel kezdődik is az ördögi kör: az alkalmazottak több függetlenségért harcolnak, ennek hatására a vezetők egyre jobban ragaszkodnak a feladatokhoz. Ezt az kört úgy lehet megtörni, ha helyesen értelmezzük a munka delegálásának fogalmát. A munka kiosztása arról szól, hogy lehetővé tesszük az ahhoz legjobban értő számára, hogy munkájával a szervezet sikeréhez hozzájáruljon.

Ha egy vezető magához vesz minden munkát, az a szervezeten is meglátszik. A munka kiszervezése hiányának klasszikus jele, amikor a vezető többször is túlórázik hetente, miközben teljesen nélkülözhetetlennek érzi magát, míg a beosztottak mindig munkaidő végén mehetnek haza. Azt érezzük ilyenkor, hogy a csapat nem áll az adott projekt mögé, és csak mi vagyunk megfelelően elkötelezettek.

 

Tárjuk fel a mögöttes okokat!

Sok oka van annak, hogy a vezetők ódzkodnak a munka kiosztásától. Egyes vezetők a tökéletességre törekednek, és azt gondolják, csak ők képesek megfelelő színvonalon elvégezni az adott munkát. Mások azt gondolják, ha átadják a feladatot, saját fontosságuk csökken, és majd idővel nélkülözhetők lesznek a vállalatnál. Vannak, akiknél hiányzik az önbizalom, és nem adnak helyet a kollégának, nehogy az jobban teljesítsen. Bármi is legyen a mögöttes ok, ha feltárjuk, a következő logikus lépés viselkedésünk módosítása. Vezessünk naplót egy hétig arról, hogyan is töltjük az irodában a mindennapokat, jegyezzünk le nap végén minden apró feladatot. Egy hét után már felismerjük a mintákat, ki tudjuk választani azokat az alacsony fontosságú feladatokat, amelyeket első körben biztosan kiszervezhetünk a kollégáknak.

Öt pont, amiről ne feledkezzünk meg!

1. Ha vezetőként túlterheltek vagyunk, a kollégáknak pedig nincs elég munkájuk, akkor nem tudunk delegálni. Tartsuk szem előtt a kollégák és a csapat fejlődési tervét, hogy könnyen meghatározhassuk a delegálási lehetőségeket.

2. Kérjünk meg beosztottjainkat, hogy jelezzék felénk, ha nem delegálunk elég munkát.

3. Határozzuk meg a csapat teljesítménymutatóit!

4. Ne mikromenedzseljünk!

5. Tényleg engedjük el a munkát, adjuk a döntést a kollégák kezébe!

 

Válasszunk megfelelő embereket!

Sok vezető azért is tart a munka megosztásától, mert a múltban már megégette magát. Emiatt fontos olyan embereket kiválasztani, akik megfelelően motiváltak és rendelkeznek a feladat elvégzéséhez szükséges szaktudással, tapasztalattal. Ideális esetben a vezetőnél felgyülemlett munkából a csapat minden tagja ki tudja venni a részét.

A vezető feladatai közé tartozik annak a bizalmi légkörnek a kialakítása, ahol a csapat tagjai nem félnek saját tudásuk és tapasztalatuk alapján elvégezni a munkát. Ennek egyik eszköze, hogy a vállalat biztosítja a kollégák személyes és szakmai fejlődéséhez szükséges képzést. Ugyanakkor a vezető feladata az őszinte, építő jellegű vitának is teret adni. Hallgassuk meg a kollégák ötleteit, véleményét, engedjünk teret a kísérletezésnek. A jó vezető elvárja a minőségi munkát azoktól, akiket megbíz vele, ugyanakkor nyitott az új megközelítések felé – persze, ha ezek az új megközelítéseket valamilyen adattal képesek alátámasztani. Ha a kolléga sikeres feladatában egy nagyobb több kihívást jelentő problémát bízzunk rá – ezek megoldásához is biztosítsuk a szükséges eszközöket.

Azonban ne essünk a mikromenedzselés csapdájába! Egy jól definiált feladat nem azt jelenti, hogy nekünk kell apró lépésekre lebontva megmondani, hogy a kolléga mikor, mit és hogyan csináljon, majd óránként ellenőrizzük az egyes folyamatok elvégzését. Bízzunk a kolléga képességeiben, szaktudásában, nem az a fontos, hogy olyan eszközökkel és olyan módon végezze el a munkát, ahogy mi tennénk, hanem az, hogy eredményes legyen!

 

A delegálást építsük be munkánkba

A feladatok kiszervezése ne legyen egy kipipálandó feladat. Legyen része a kollégák fejlesztési tervének, építsük be vezetői munkánkba! Közösen beszéljük meg, hogy ki milyen feladatokat és projekteket kap, így a munkatársak azokat a képességeiket fejlesztik, melyek a feladatok elvégzéséhez szükségesek. Azt is határozzuk meg, hogy milyen mérőkkel figyeljük az adott projektet, milyen számokra kell összpontosítania a kollégának, így a teljesítmény értékelésekor mindenki közös nyelvet beszél. Írjuk le, hogy milyen tudás, készségek megszerzésére van szüksége a kollégának a munka minőségi elvégzéséhez, lehetőség szerint egy jól látható helyre függesszük ki. Ez nemcsak a kolléga számára hasznos, hanem a vezető is láthatja, milyen további feladatot szervezhet ki neki.

Engedjük meg a kollégáknak, hogy szóljanak, ha olyan munkát végzünk, amit egyébként korábban kiszerveztünk vagy kiszervezhetnénk. Tisztán határozzuk meg ennek a visszajelzésnek a paramétereit, hiszen a főnököt felelősségre vonni nem könnyű dolog. A kollégáink hadd tudják, hogy ők felelősek saját fejlődésükért, és ha látnak olyan projektet, amelyben szívesen részt vennének, jelentkezzenek, kérjék el maguknak.

Végezetül pedig, tényleg engedjük el a munkát! Miután kiadtuk kezünkből a feladatokat, vezetőként az a dolgunk, hogy megfigyeljük és támogassuk kollégáink tevékenységét, és ne mi diktáljuk, mit tegyenek. Ahol lehet, ne hozzunk döntéseket a kollégák helyett, hanem inkább fejlesszük kritikus gondolkodásukat, hogy azon a szinten hozhassanak döntéseket, ahol a probléma megfogalmazódik.