ITexec

rolling-budget.jpg
Forrás: ITB
Koronavírus

Lehet nem tervezni újra, de kockázatos

Az újratervezés napjait éljük, amikor a következő hónapokra való felkészülés folyamatának részeként a felelős vezetők újragondolják, megújítják az üzleti terveiket – már ha vannak nekik olyanok.

Nem tudom pontosan megmondani, hány költségvetést készítettem és hánynak a készítésében vettem aktívan részt kalandos szakmai pályafutásom alatt. Arra viszont tisztán emlékszem, hogy mennyire izgalmas volt az, amikor, úgy harminc évvel ezelőtt, először voltam aktív részese egy vállalkozás következő évének a kiszámításában. Azóta elképzelni sem tudom, hogy miként lehet egy vállalatot, intézményt, vagy azoknak egy-egy szervezeti egységét felelősen irányítani megfelelő költségvetés, büdzsé nélkül.

A vállalati, intézményi informatikai szervezetek fejlődéstörténetét, a vezetéshez és a többi egységhez fűződő viszonyrendszereik folyamatos változását érdekes volna egyszer alaposan feldolgozni. Azt azonban tapasztalataim alapján bátorkodom leszögezni, hogy az IT-csapatok többsége nem csupán az új technológiák ismerete és alkalmazása terén, hanem a saját szervezet menedzselésében, irányításában is kiemelkedik a közvetlen környezetéből. Következésképpen nem ritkán nyugtázhattam, hogy, amikor egy-egy ilyen szervezet életét volt alkalmam megismerni, az informatikusok csapatának akkor is volt valamilyen saját elképzelése a jövőről, mondjuk így: stratégiája, amikor az általa szolgált cég nem rendelkezett üzleti stratégiával, és akkor is volt saját, profi költségvetése, amikor ilyennek nevezhető dokumentummal a cég felső menedzsmentje nem rendelkezett.

Most, a koronavírus-járvány home-office-os időszakát magunk mögött hagyva, készülvén a back-to-work szakaszra, az informatika vezetői számára ismét adott a feladat: újra kell gondolni a működést, ami egyet jelent azzal, hogy el kell készíteni az új időkre érvényes költségvetést. A boldog békeidőkben az éves tervezéssel le lehetett tudni 12 hónapra a jövő kiszámítását, a mostani különös időkben viszont, amikor hónapokra sem látni előre, a költségvetés menedzselése, frissítése a rolling budget (vagy budgeting), magyarul a gördülő tervezés segítségével lehetséges.

Nincs jó hírem, ugyanis a gördülő tervezés a folyamatos tervezést jelenti a gyakorlatban, vagyis az előzetesen megállapított költségvetési időszakonként (félévenként, negyedévenként vagy rendkívüli időkben akár havonta) az adott tervet a körülmények változásának figyelembevételével rendszeren frissítik, vagy akár teljesen át is dolgozzák.

Többféle módszertant látok a szakirodalomban a gördülő tervezésre, ám ami a lényegüket illeti, két fő irány lehetséges. Az egyik voltaképpen az előzetesen megegyezett időszak lejártakor lényegében meghosszabbítja a költségvetés érvényességét a következő időszakra, természetesen azokkal a korrekciókkal, amelyek az időközben beállt változások miatt váltak szükségessé. A másik a nagyobb munkával járó: ebben ez esetben ugyanis a nulláról indulva lényegében minden időszak előtt alulról felépítve készítik el a következő időszakra érvényes költségvetést. Nem tartom kizártnak, hogy a felelős és hozzáértő informatikai vezetők e kétféle megközelítés elegyével dolgoznak mostanában, a járvány okozta változások ugyanis mélyrehatók a gazdaságban, a külső körülményekben, amelyekre a belső működésben adott megfelelő válaszok is csak mélyrehatók lehetnek.

Van egy harmadik út is, a nemtervezés, a nem-újratervezés, a „lesz, ami lesz” útja, amelyre lépni nem ajánlatos. Aki ezt az utat választja, hamar szembesül a következményekkel, a szervezet biztonságának megrendülésével, a stressz-szint növekedésével, a káosszal.