Technology

workflow_mgmt.jpg
Forrás: vistage.co.uk
Munkafolyamat-menedzsment digitalizálva, felhőből

Amikor mindenki tudja, mi a dolga

A folyamatmenedzsment-rendszer bevezetésébe hosszas előkészületek és átszervezések nélkül is bele lehet, sőt, bele is kell vágni. A már egyszer definiált és informatikailag megtámogatott alkalmazások szervezettséget visznek a cégbe, ezen a szervezettségen pedig bármikor lehet finomítani.


A járványveszély enyhültével ismét felmerül a „home office vagy iroda” kérdése, csak ezúttal más előjellel. Számos vállalat most azon gondolkodik, hogy mikor, mennyit és hogyan enyhíthet az eddigi szigorú szabályokon, milyen intézkedéseket tartson meg a márciusban bevezetettek közül. „Az alapvető kérdés azonban nem ez, nem arra kell koncentrálni, hogy Zoomon vagy Microsoft Teamsen vagy valami más alkalmazáson keresztül kommunikálunk. A legfontosabb az, hogy legyen rendben a cég működése, minden munkavállaló minden pillanatban pontosan tudja, hogy mi a dolga, minden menedzser minden pillanatban tisztában legyen azzal, mivel foglalkoznak és mit végeztek el a kollégái. Ha ez mindenki számára egyértelműen le van fektetve, a folyamatok rendben vannak és informatikailag még meg is támogatták egy workflow-rendszerrel, akkor teljesen mindegy lesz, hogy valaki az irodából, otthonról vagy éppen a Bahama-szigetekről dolgozik”, helyezi a történteket új perspektívába Szederkényi Zsolt, a Click-On ügyvezető igazgatója.

„A legfontosabb a szervezettség. Amíg nem tudjuk, kinek, mit és hogyan kell csinálnia, addig a munkavégzés helyétől függetlenül csak káosz lesz. Irodában kis káosz, kisebb költségekkel, home office-ban nagy káosz, óriási költségekkel. Ezt a szervezettséget kell behozni a vállalatba a munkafolyamatok informatikai támogatásával, és utána minden rendben lesz”, fogalmazza meg ezt más szavakkal Gordos Koppány üzletfejlesztési igazgató.

Átlátható hatékonyság

Gyakorlatilag nincs olyan irodai, adminisztratív munka, amelyet ne lehetne folyamatkezelő eszközökkel hatékonyabbá tenni. Egy kicsit is szabályozottan működő vállalatnál megvannak a bejáratott (még ha esetleg kellőképpen nem is dokumentált) munkafolyamatok, illetve a különféle munkakörökben dolgozó kollégák, akik ezeknek a folyamatoknak egy vagy több elemét elvégzik. Amikor egy workflow-rendszerben modellezik a folyamatokat, mintegy maguktól „kipotyognak” azok a feladatok, amelyeket a dolgozóknak el kell végezniük, hogy a folyamat haladjon a maga útján. Amikor a munkatárs reggel bekapcsolja a számítógépét, látja maga előtt a listát, hogy aznap milyen feladatokat (és azokat lehetőség szerint milyen sorrendben) kell elvégeznie. Ugyanígy láthatja a hosszabb távú feladatokat is, azok határidejével egyetemben.

Amikor végzett egy-egy feladattal, a rendszer automatikusan regisztrálja azt, és ha szükséges, kiosztja a folyamat következő feladatát egy másik dolgozónak. Így a főnökök is egyből látják, hogy ki hol tart a munkavégzésben, esetleg ki mivel van elmaradva. „Megszűnhet a távmunkával kapcsolatos egyik legnagyobb menedzseri félelem, miszerint nem látja, hogy mit csinálnak az emberei. A rendszer minden lépést nyilván tart, nem kell állandóan számonkérni, hogy hol tartanak a kollégák. Ezt úgysem szereti senki: aki rendesen végzi a munkáját, az azért, aki meg nem, az meg azért”, említ egy nagy, és nem csak a távmunkában lényeges előnyt Gordos Koppány.

Mindez természetesen a hirtelen beeső feladatokkal is működni tud. Ha valamit azonnal meg kell csinálni, a menedzser indíthat egy ad hoc folyamatot arra a feladatra, amit a határidő megjelölésével kioszthat valakinek. Ő azt egyből látja, és neki tud állni a munkának, miközben annak is nyoma marad, hogy miért nem haladt az előre kiosztott feladatokkal.

Az egyes vállalati szakterületek általában használnak valamilyen feladatkiosztó és –nyomon követő rendszert, például az ügyfélszolgálatokon a ticketinget vagy az értékesítésen a CRM-et. Ezek azonban csak egy-egy funkcióra alkalmasak, mondja Szederkényi Zsolt. „Egy IT-ticketing rendszer soha nem lesz képes végigvinni egy beléptetési folyamatot a HR-en vagy egy termék belistázására egy kereskedővállalatnál. Az általunk fejlesztett xFLOWer viszont univerzális eszköz, amely a legkülönfélébb folyamatok támogatására alkalmas a vállalaton belül. Így minden céges folyamat egységes rendszerben kezelhető, nem kell akár tucatnyi különféle alkalmazást használni”, hangsúlyozza az ügyvezető igazgató.

A nagy ugrás mögött is munka van

Attól sem kell megijedni, hogy túlságosan bonyolult lenne egy ilyen rendszert bevezetni. „Az általános hiedelemmel ellentétben nem kell aprólékosan felmérni és újraszervezni minden folyamatot, mielőtt egy workflow-rendszert bevezethetne a vállalat. Jól-rosszul, de minden cég működik, még akár profitot is termel. Ezt a működési módot is lemodellezhetjük az eszközben, és onnantól kezdve máris mindegy lesz, hogy az irodában vagy otthonról dolgoznak a kollégák. A napi működés során pedig könnyebb lesz megtalálni, majd utána orvosolni a folyamatokban jelentkező hibákat, finomhangolni a lépéseket, hozzáigazítani a munkavégzést az üzleti igényekhez”, teszi még hozzá Gordos Koppány.

Arra azonban figyelmeztet az üzletfejlesztési igazgató, hogy kész, olcsó receptek nincsenek. Sokszor, sokfelől lehetett hallani, hogy az elmúlt három hónapban évek digitális lemaradását hozta be számos cég. A Click-On is jóval több megkeresést kapott, mint korábban, de Gordos Koppány szerint néhány cégvezetőben él egyfajta csodavárás, hogy két hét alatt, pár tízezer forintból, egy egyszerű szoftverbevezetéssel akarják megoldani azt, amit évek óta halogattak. „Csodákat lehet tenni, csak éppen kell hozzá a kemény munka, azt semmiképpen nem lehet megúszni”, mondja.

Ugyanakkor nagyon reméli, hogy az elmúlt hónapokban, sokszor kényszerből és sebtében bevezetett folyamatkezelő rendszerek nem csak egy (remélhetően) lecsengő járvány mementói lesznek a vállalatoknál. A járványnak egyszer vége lesz, de ez nem ok arra, hogy a már (jól-rosszul) használatba vett megoldást „ne lakják be” tökéletesen. Mindenkinek észre kell vennie, hogy a vészhelyzetre válaszul megvásárolt rendszer békeidőben ugyanolyan jól használható: segítségükkel hatékonyabban működtethető a vállalat, automatizálhatók bizonyos folyamatok. Így pedig, ha nem is három hónap alatt, de fél-egy év során tényleg éveket lehet előre ugrani a digitalizáció útján.