Technology

ismeretatadas_iths.jpg
Forrás: iths.org
Folyamatszervezés digitalizálása

Helyettesítés – akkor sem egyszerű, ha akadna munkaerő

A távmunkát még meg lehet valahogy oldani járvány esetén is. De mi történik, ha kiesik egy kulcsfontosságú dolgozó? Még ha akad is kolléga, akit be lehet állítani helyettesíteni, hogyan fogja ezt megoldani – különösen, ha pontosan azt sem lehet tudni, mit és hogyan csinált, akit pótolni kellene?

Általában azt hisszük, hogy pontosan tudjuk, mit csinál a beosztottunk, kollégánk. János például az új laptopok beszerzését intézi a cégnél. Aztán egyszer csak kidől (elkapja a vírust, karanténba kerül, baleset éri), és hirtelen kiderül, hogy mégsem annyira egyszerű az egész. Fogalmunk sincs, hogy János hogyan és kiket szokott tendereztetni, milyen specifikációk alapján választ, milyen jelszavakat használ az egyes kereskedők portáljain. Lehet, hogy az információ megvan valahol – talán egy Excel-fájlban, talán egy papíron, János fiókjában, de ha nincs szerencsénk, akkor csak János fejében.


A példa messze nem annyira extrém, mint sokan gondolnák, mondja
Szederkényi Zsolt, a Click On ügyvezető igazgatója. Minden cégnél szerepkörök alapján folyik a munka: van, aki dokumentumokat iktat, más százmilliós szerződéseket ír alá, a harmadik (János) pedig a notebook-beszerzéseket intézi. Az üzleti folyamatok ezekre a szerepkörökre épülnek, a szerepköröknek pedig az a tulajdonságuk, hogy valakinek be kell töltenie őket.

Ha tehát János a vírus miatt kiesik a folyamatból, akkor a feladatát át kell vennie Istvánnak. De mit csináljon István, ha mindaz az információ, ami a szerepkör ellátásához szükséges, csak János fejében van meg? Ha az információ és a szerepkör egy munkafolyamat-kezelő rendszerben van tárolva, sokkal könnyebben megy az átállás és nagyobb biztonságban van a vállalat.

Egy ilyen szoftver – mint a Click On xFLOWer nevű alkalmazása – egyértelművé teszi mindenki számára, hogy ki milyen szerepköröket lát el, azzal milyen munkafolyamatokban vesz részt és ahhoz milyen dokumentumokat kell előállítania. Tartalmazza a szükséges sablonokat, űrlapokat, egyértelművé teszi, hogy mit hol kell keresni, tárolni, kinek mit kell továbbítani. Praktikusan nem is kell mást tenni, mint a szoftverben kijelölni, hogy az adott szerepkört mostantól nem János, hanem István látja el – ezzel pedig meg is kapja mindazokat a jogosultságokat, felhatalmazásokat, amelyek a feladat betöltéséhez szükségesek. Nem kell semmit manuálisan átállítani, továbbítani, mert minden feladat, amelyet eddig János látott el, mostantól István inboxában landol. Ez persze a dolognak csak az informatikai része – valakinek fel is kell készítenie Istvánt, fel kell vérteznie a szükséges tudással, hogy képes legyen meghozni a szükséges döntéseket. Mindez azonban már HR-feladat.

A munkafolyamat-kezelő szoftver használata arra is rá tud mutatni, hogy hol vannak a folyamatban az automatizálható lépések, említ egy további előnyt Szederkényi Zsolt. Ha valakinek az a feladata, hogy amikor a notebook-igénylések száma eléri a tízet, elindítsa a beszerzési folyamatot – és ebben nincs mérlegelési jogköre, döntési helyzete –, akkor itt igazából nincs szükség az emberre. Itt egyfajta automatizmusra van szükség, akár automata workflow-ra, akár robotizált folyamatautomatizálásra (RPA-ra), amely ezeket a feladatokat emberi beavatkozás nélkül is el tudja végezni. „Ha egy folyamatban az ember nem dönt, csak végrehajt, akkor azt a lépést jó eséllyel automatizálni lehet”, teszi még hozzá a Click On ügyvezető igazgatója.