Technology

post-it_wall_spyder.works.jpg
Forrás: spyder.works
Workflow management

Távolból is működik a jól szervezett folyamat

A távmunkában talán a személyes kommunikáció és együttműködés pótlása a legkönnyebb. Jó néhány cég ezt már megoldotta – hogy aztán szembesüljön azzal, hogy a munkafolyamatok mégsem mennek annyira flottul, mint kellene.

Amikor járványveszély idején hirtelen át kellett állni távmunkára, minden cég olyan eszközöket keresett, amelyek támogatják az otthoni munkavégzést és az online kommunikációt. Valóban sok ilyen megoldás érhető el (még akkor is, ha a vállalkozások többsége igyekezett ingyenes vagy legfeljebb egy vacsora árába kerülő szoftvert találni), ám ezek alapvetően csak a személyes kommunikációt váltják ki és segítik.

Az első megrázkódtatásokon ezek még túlsegítik a céget, ám rövid idő múlva kiütközhetnek hiányosságaik. „A kommunikációs és csoportmunka alkalmazások a legritkább esetben oldják meg a munkaszervezési kérdéseket. Nem derül ki belőlük, hogy a cégben éppen ki mit csinál, milyen feladatai vannak, mivel van esetleg elmaradva. Pedig amikor a kollégákat nem egy íróasztal, hanem esetleg több tucat kilométer választja el egymástól, rendkívül fontos lenne a munka átláthatósága”, mondja Szederkényi Zsolt, a Click On ügyvezető igazgatója. Ezek már a munkafolyamatot érintő problémák, amelyek távmunkában kimondottan igénylik az informatikai támogatást.

Különösen ott jelentkezik élesen a gond, ahol a munkafolyamatokat nem képezték le az informatikai rendszerekben, de sokszor még papírra sem vetették őket. Ahol csak a szokásjog alapján dolgoznak a kollégák, ahol csak a fejekben van meg, hogy kinek mi a dolga és azt hogyan kell elvégeznie, a megszokott körülményektől való legkisebb eltérés is nagyon könnyen boríthatja az egész addigi üzletmenetet. A közvetlen személyes kommunikáció segítségével szinte bármeddig fenntartható a normál működés (vagy annak a látszata), hiszen csak át kell szólni a másik asztalhoz, irodába, ha valamit nem tudunk vagy valamit el kell intézni.

A távmunkával viszont megszűnt ez a közvetlen személyes kommunikáció, a dokumentum- és információáramlás megszokott útjai szétzilálódtak. „A vállalatvezetők hamarosan szembetalálják magukat azzal, hogy fogalmuk sincs arról, két hét múlva hogyan fognak számlákat kiállítani vagy jóváhagyni, hogyan fogják kezelni a reklamációkat, sőt mi több, hogyan ellenőrzik a reklamációk kezelését? Ezeket munkafolyamatot támogató szoftverek nélkül nem fogják tudni megoldani”, figyelmeztet Szederkényi Zsolt.

Könnyű helyzetben van az a cég, amelyiknek már korábban is volt ilyen megoldása, és a folyamataikat szoftveresen szabályozták. Egy felhő alapú workflow-megoldásnak (mint a Click On xFLOWer nevű alkalmazása is), mindegy, hogy a dolgozó a folyamat adott lépését az irodából vagy otthonról végzi-e el. A döntési folyamatok és az adatáramlás nem változik, ezért legfeljebb kisebb módosításokra lehet szükség, ha például már nem papíron érkeznek a számlák, hanem elektronikusan.

A mostani különleges helyzet akár arra is alkalmas lehet, hogy a vállalat belevágjon a folyamatok támogatásának digitalizálásába. Arra viszont senki ne számítson, hogy ez egyik napról a másikra menni fog, hűti le a reményeket Szederkényi Zsolt. Ha egy vállalat maga sem tudja, hogyan működik, vagy ha át akarja gondolni meglévő folyamatait, akkor először a szervezetfejlesztésen kell átesni, és utána jöhet a szoftveres támogatás. A jó hír ugyanakkor az, hogy kis lépésekben minden további nélkül lehet haladni. Mondjuk egy nagykereskedőnél kezdhetik a szerződéskötési folyamattal, aztán a panaszkezeléssel, majd jöhetnek például a HR-folyamatok. Ily módon egy-egy terület működését néhány hét alatt rendbe lehet tenni egy jól kiválasztott workflow-eszközzel, hogy utána áttérjenek a következő területre. Ha valaki most kezd neki, akkor akár megerősödve vághat neki újra a piaci versenynek, amikor néhány hónap múlva visszatér az élet a régi kerékvágásba.